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Table des matières
Table des matières......................................... 2
1 Introduction ................................................... 5
1-1. Généralités................................................................... 5
Notice de compilation et de publication........................................5
Marques commerciales ................................................................5
Symboles utilisés dans ce guide ..................................................6
1-2. Précautions de sécurité ............................................... 7
Pour utiliser ce logiciel en toute sécurité ......................................7
Précautions générales..................................................................8
2 Mise en route................................................. 9
2-1. Déballage du logiciel VM-100 ...................................... 9
3 Utilisation du logiciel VM-100 ................... 10
3-1. Introduction ................................................................ 10
Modes VM-100 ...........................................................................10
3-2. Démarrage du logiciel VM-100 .................................. 11
Procédure de démarrage initial (indication du chemin d'accès
de la base de données)..............................................................12
3-3. Connecté.................................................................... 15
3-4. Déconnexion.............................................................. 16
Mode administrateur...................................................................16
Mode de réception......................................................................16
Mode d'auto-enregistrement.......................................................16
3
Table des matières
4 Mode administrateur ................................... 17
4-1. Écran administrateur.................................................. 17
4-2. Réglages initiaux........................................................ 18
Modification des paramètres de connexion................................18
Enregistrement des informations d'hôte.....................................23
Importation des informations d'hôte ........................................... 25
Options.......................................................................................30
4-3. Gestion de liste .......................................................... 39
Affichage du journal des visiteurs...............................................39
Exportation du journal des visiteurs ...........................................41
Affichage des informations d'hôte ..............................................43
4-4. Fonctions importantes d'administrateur ..................... 48
Impression de rapports d'urgence.............................................. 48
Rétablissement du fichier de sauvegarde ..................................49
5 Mode de réception....................................... 51
5-1. Procédures de réceptionniste .................................... 51
Faire une réservation et annoncer l'arrivée d'un visiteur............51
Annoncer le départ d'un visiteur.................................................51
5-2. Fenêtre du mode de réception................................... 52
5-3. Entrée des informations de visiteur............................ 54
Entrée de nouvelles informations visiteur................................... 54
Rappel d'informations visiteur à partir de visites passées
(« Départ annoncé ») .................................................................57
Recherche d'informations d'hôte................................................59
5-4. Inclusion de photos sur les badges visiteur ............... 62
5-5. Prévisualisation des badges visiteur.......................... 64
5-6. Annonce d'arrivée (production des badges visiteur)/
annonce de départ des visiteurs................................ 65
Annonce d'arrivée.......................................................................65
Annonce de départ.....................................................................68
5-7. Création de badges visiteur sans annonce d'arrivée... 70
5-8. Création de permis de stationnement........................ 73
Table des matières
4
5-9. Établissement de réservations visiteur ...................... 74
5-10. Modification des réservations visiteur ........................ 76
5-11. Effacement des informations visiteur ......................... 78
5-12. Impression de rapports d'urgence.............................. 80
5-13. Importation d'une liste de visiteurs............................. 80
5-14. Sauvegarde des informations visiteur........................ 82
6 Mode d'auto-enregistrement........................ 83
6-1. Écran initial du mode d'auto-enregistrement.............. 83
6-2. Opérations visiteur..................................................... 85
6-3. Sortie du mode d'auto-enregistrement ou impression
du rapport d'urgence.................................................. 86
Déverrouillage ............................................................................86
7 Personnalisation des mises en page............. 89
8 Désinstallation de VM-100 ......................... 93
9 Dépannage................................................... 94
10 Messages d'erreur ........................................ 98
11 Référence................................................... 100
11-1. Données techniques ................................................ 100
Conditions de fonctionnement..................................................100
5
1 Introduction
1-1. Généralités
Notice de compilation et de publication
Ce guide a été compilé et produit sous la supervision de Brother
Industries Ltd. et concerne les descriptions et les spécifications
produit les plus récentes.
Le contenu de ce guide et les spécifications du produit peuvent
changer sans préavis.
Les fenêtres et boîtes de dialogue du logiciel ainsi que son
fonctionnement peuvent présenter des différences par rapport
à ce manuel. Les noms de personnes et de sociétés utilisés dans
ce manuel et dans le logiciel sont fictifs.
Brother se réserve le droit de modifier sans préavis les spécifications
et contenus de ce manuel et décline toute responsabilité pour les
dommages (y compris indirects) provoqués par l'utilisation du manuel,
y compris (mais sans s'y limiter) les erreurs typographiques et autres
erreurs associées à la publication.
Les captures d'écran de ce guide peuvent varier selon votre
système d'exploitation ou votre imprimante.
© 2009 Brother Industries Ltd.
Marques commerciales
Le logo Brother est une marque commerciale déposée de
Brother Industries, Ltd.
Le logo Brother est une marque commerciale déposée de
Brother Industries, Ltd.
© 2009 Brother Industries, Ltd. Tous droits réservés.
Microsoft, Windows Vista et Windows sont des marques
commerciales déposées ou des marques commerciales
de Microsoft Corp. aux États-Unis et/ou dans d'autres pays.
Les noms des autres logiciels ou produits utilisés dans ce document
sont des marques commerciales enregistrées ou non des sociétés
qui les ont développées.
Chaque société dont un logiciel est mentionné dans ce guide a un
contrat de licence de logiciel propre au logiciel qui lui appartient.
Tous les autres noms de marques et de produits mentionnés dans
ce Guide de l'utilisateur sont des marques commerciales déposées
appartenant aux sociétés correspondantes.
Introduction
1
6
Symboles utilisés dans ce guide
Les symboles utilisés dans l'ensemble de ce guide sont les
suivants :
REMARQUE
Ce symbole signale des informations devant être prises en compte ou des
instructions devant être suivies. Les négliger peut provoquer des dommages
ou un mauvais fonctionnement.
Veillez à lire attentivement et bien comprendre ce guide avant de
commencer à utiliser le logiciel Brother VM-100, puis conservez-le
à portée de la main afin de pouvoir vous y reporter en cas de besoin.
Nous offrons un service de support et d'assistance pour les
utilisateurs qui enregistrent leur produit sur notre site web.
Nous vous recommandons de profiter de cette opportunité
en nous rendant visite sur :
Enregistrement des utilisateurs en ligne
http://www.brother.com/html/registration/
Page de support en ligne
http://solutions.brother.com/
REMARQUE : Vous pouvez également accéder aux sites ci-dessus
depuis la page d'enregistrement utilisateur en ligne qui
s'affiche à la fin de l'installation du logiciel. Nous vous
recommandons de vous enregistrer afin de profiter des
avantages associés.
7
Introduction
1
1-2. Précautions de sécurité
Nous vous recommandons de lire l'ensemble de ces instructions avant d'utiliser
ce produit et de les conserver pour pouvoir vous y référer ultérieurement.
Observez tous les avertissements et instructions présentes sur le produit.
Les symboles utilisés dans de ce guide sont les suivants :
Pour utiliser ce logiciel en toute sécurité
ATTENTION
Vous signale des procédures qui doivent être suivies pour éviter
d'endommager la machine.
Action obligatoire
ATTENTION
Rouleau DK (étiquette DK, bande DK)
Veillez à ne pas faire tomber le rouleau DK.
Les rouleaux DK utilisent du papier thermique et un film thermique. L'étiquette et l'impression
s'estompent avec la lumière du soleil et la chaleur. N'utilisez pas les rouleaux DK à l'extérieur
pour des applications longue durée.
Selon la région, le matériau et les conditions, l'étiquette peut se décoller ou être impossible
à enlever, la couleur de l'étiquette peut changer ou être transférée sur d'autres objets.
Avant d'appliquer l'étiquette, vérifiez les conditions et le matériau. Faites un essai en plaçant
un petit morceau d'étiquette dans une zone peu visible de la surface concernée.
Introduction
1
8
Précautions générales
Rouleau DK (étiquette DK et bande DK)
Utilisez uniquement des accessoires et consommables Brother
(avec marques , ). N'utilisez pas d'accessoires et consommables
non autorisés.
Si l'étiquette est placée sur une surface mouillée, sale ou grasse,
il est possible qu'elle se décolle facilement. Avant d'appliquer l'étiquette,
nettoyez la surface sur laquelle l'étiquette sera appliquée.
Les rouleaux DK utilisent du papier thermique et un film thermique ; les
rayons ultraviolets, le vent et la pluie peuvent estomper la couleur de
l'étiquette et décoller les bords de l'étiquette.
N'exposez pas les rouleaux DK à la lumière directe du soleil, à une chaleur
ou une humidité excessive, ou encore à la poussière. Stockez-les dans un
endroit frais et sombre. Utilisez les rouleaux DK sans tarder après avoir
ouvert l'emballage.
Le frottement d'objets métalliques ou d'ongles sur la surface imprimée,
le contact de celle-ci avec des mains mouillées, y compris de sueur, ou
enduites d'une crème de soin, etc., peuvent altérer ou estomper la couleur.
N'appliquez pas d'étiquettes sur des personnes, des animaux ou des
plantes.
L'extrémité du rouleau DK étant conçue pour ne pas adhérer à la bobine,
la dernière étiquette peut ne pas être coupée correctement. Si cela se
produit, retirez les étiquettes restantes, insérez un nouveau rouleau DK
et réimprimez la dernière étiquette.
Remarque : Pour compenser cela, le nombre d'étiquettes DK présentes
sur chaque rouleau DK peut être supérieur à celui indiqué sur l'emballage.
Si une étiquette est retirée après avoir été appliquée à une surface, une
portion de l'étiquette peut rester sur la surface. Retirez le morceau qui reste
avant de coller une nouvelle étiquette.
Certains rouleaux DK utilisent des colles permanentes pour leurs étiquettes.
Il est difficiles de décoller de telles étiquettes une fois qu'elles ont été collées.
CD-ROM et logiciel
Ne rayez pas le CD-ROM et ne le soumettez pas à des températures
extrêmes.
Ne placez pas d'objets lourds sur le CD-ROM, et manipulez-le délicatement.
Le logiciel contenu dans ce CD-ROM est exclusivement destiné à une
utilisation avec la machine. Consultez la licence présente sur le CD pour
plus de détails. Ce logiciel peut être installé sur plusieurs ordinateurs pour
une utilisation au bureau ou ailleurs.
9
2 Mise en route
2-1. Déballage du logiciel VM-100
Vérifiez que l'emballage contient les éléments suivants avant d'utiliser le logiciel.
Si un élément est absent ou endommagé, prenez contact avec votre revendeur
Brother.
CD-ROM
Rouleau DK (x2)
Deux rouleaux de DK-N55224 contenant
une bande non adhésive de
54 mm x 30,48 m.
Les modèles VM-100 sont conçus pour
être utilisés avec les rouleaux de papier
DK-N55224. Cependant, si un autre type
de support d'impression DK est installé,
le modèle sera automatiquement
redimensionné pour correspondre
au support.
Guide d'installation du
logiciel
Supports et clips de
badge (x12)
REMARQUE
Pour l'installation du logiciel VM-100, veuillez vous reporter au Guide
d'installation du logiciel.
Vous trouverez aussi le Guide d'installation du logiciel dans le dossier
« Manual » du CD-ROM.
11
Utilisation du logiciel VM-100
3
3-2. Démarrage du logiciel VM-100
Le logiciel VM-100 peut être démarré avec une des trois méthodes suivantes.
Lors du premier démarrage du logiciel VM-100, l'utilisateur doit être
connecté à l'ordinateur en tant qu'administrateur.
Dans le menu Démarrer, cliquez sur l'icône VM-100.
Double-cliquez sur l'icône VM-100 sur le bureau.
Cliquez sur l'icône de raccourci de la barre de démarrage rapide.
Lorsque l'application est démarrée, la boîte de dialogue Connexion (page 15)
apparaît.
REMARQUE
Suivez la procédure décrite ci-dessous lorsque vous démarrez l'application
pour la première fois.
47
Mode administrateur
4
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
La boîte de dialogue se ferme et les informations d'hôte sélectionnées sont
supprimées de la fenêtre Liste des informations hôte.
Mode administrateur
4
48
4-4. Fonctions importantes
d'administrateur
Impression de rapports d'urgence
Il est possible, en situation d'urgence, d'afficher et d'imprimer un
rapport d'urgence (liste des visiteurs qui ont annoncé leur arrivée).
Le rapport d'urgence contient le nom du visiteur, sa société et sa
destination, ainsi que le nom et l'organisation de l'hôte. Les rapports
d'urgence sont imprimés sur l'imprimante sélectionné comme
imprimante par défaut de l'ordinateur. L'ordinateur utilisé pour
imprimer les badges visiteur doit également être muni d'une
imprimante par défaut utilisant du papier A4 ou plus grand.
1. Cliquez sur le bouton [Rapport d'urgence].
REMARQUE
En mode réception, le rapport d'urgence peut également être imprimé en
cliquant sur « Imprimer le rapport d'urgence » dans le menu « Fichier ».
49
Mode administrateur
4
Le rapport d'urgence est affiché et imprimé.
Rétablissement du fichier de sauvegarde
Si les données sont corrompues ou qu'il n'est pas possible d'y
accéder, le fichier de sauvegarde peut être utilisé pour rétablir le
fichier d'hôte. Lorsque le logiciel VM-100 est démarré, une boîte
d'information apparaît. Cliquez sur le bouton [OK] pour afficher
la boîte de dialogue de la Base de donnée VM-100. Suivez la
procédure décrite ci-dessous pour rétablir le fichier de sauvegarde.
1. Dans la boîte de dialogue de la base de données VM-100,
cliquez sur le bouton [Parcourir...].
Mode administrateur
4
50
2. Les fichiers BMB sont répertoriés par date. Sélectionnez le
fichier BMB à restaurer, puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
La boîte de dialogue de la base de données VM-100 apparaît à nouveau
et le fichier BMB sélectionné est signalé.
1 Dans le menu déroulant, sélectionnez « Fichiers de sauvegarde (*.bmb) ».
2 Les fichiers BMB sont répertoriés. Les chiffres dans le nom de fichier
indiquent la date à laquelle les informations ont été sauvegardées.
Sélectionnez le fichier BMB à restaurer.
3 Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
3. Cliquez sur le bouton [Suivant], puis sur le bouton [Terminer]
dans la boîte de dialogue qui apparaît ensuite.
Le fichier de sauvegarde portant la date sélectionnée est restauré.
2
1
3
51
5 Mode de réception
5-1. Procédures de réceptionniste
Le réceptionniste peut préparer l'arrivée des visiteurs de deux façons différentes :
1. Le réceptionniste entre les informations du visiteur, produit les
badges et annonce l'arrivée des visiteurs lorsqu'ils arrivent.
Le réceptionniste annonce le départ des visiteurs qui s'en vont.
2. Si un hôte fournit au réceptionniste les informations visiteur avant
l'arrivée du visiteur, le réceptionniste peut pré-entrer les informations
visiteur requises (faire une réservation). Le réceptionniste aura
alors la possibilité soit d'imprimer le badge avant l'arrivée du
visiteur (et simplement annoncer son arrivée le moment venu),
soit d'attendre l'arrivée du visiteur pour imprimer son badge et
annoncer son arrivée. Lorsque le visiteur s'en va, le réceptionniste
annonce le départ du visiteur.
Faire une réservation et annoncer l'arrivée
d'un visiteur
1. Entrez les informations dans un formulaire d'Informations de visiteur.
2. Cliquez sur le bouton [Réserver].
3. Lorsque le visiteur arrive, sélectionnez le visiteur dans la liste
« Réservé »/« Pré-enregistré ».
4. Cliquez sur le bouton [Annoncer l'arrivée et imprimer le badge]
pour annoncer l'arrivée du visiteur et imprimer le badge visiteur.
REMARQUE
Pour imprimer un badge avant l'arrivée du visiteur, sélectionnez le visiteur
dans la liste « Réservé »/« Pré-enregistré » et cliquez sur le bouton
[Imprimer badge]. Lorsque le visiteur arrive, sélectionnez le numéro de
badge du visiteur dans la liste et cliquez sur le bouton [Annoncer l'arrivée].
Annoncer le départ d'un visiteur
1. Sélectionnez les informations visiteur dans la liste « Arrivée
annoncée » et cliquez sur le bouton [Annoncer le départ].
Mode de réception
5
52
5-2. Fenêtre du mode de réception
Les éléments suivants sont disponibles dans la fenêtre du mode de réception.
1 Affiche la date et l'heure actuelles ainsi que le bouton [Rapport
d'urgence] (page 48).
2 Permet aux utilisateurs de choisir des sélections à partir du menu
déroulant « Voir la liste des visiteurs ».
Réservé : Affiche les informations des visiteur disposant de réservations,
mais n'ayant pas encore annoncé leur arrivée (liste « Réservé »).
Arrivée annoncée : Affiche les informations des visiteurs qui ont déjà
annoncé leur arrivée, mais pas encore leur départ (liste « Arrivée
annoncée »).
Départ annoncé : Affiche les informations des visiteurs qui ont annoncé
leur départ (liste « Départ annoncé »).
REMARQUE
En modifiant le critère de filtre, les informations affichées dans la liste et
son ordre peuvent être modifiés. (Par exemple : Lorsque « Arrivée
annoncée » est sélectionné, la date et l'heure de l'annonce d'arrivée sont
affichées. Lorsque « Départ annoncé » est sélectionné, la date et l'heure
de l'annonce de départ sont affichées.
Si la fonction de réservation de visiteur est désactivée en mode
administrateur (page 34), « Réservé » se change en « Pré-enregistré »,
et les informations sont affichées pour les visiteurs dont les badges
ont été imprimés, mais qui n'ont pas encore annoncé leur arrivée (liste
« Pré-enregistré »).
1
2
4
3
5
6
7
53
Mode de réception
5
3 Permet de faire des recherches au sein de la liste des visiteurs (4).
4 Liste des visiteurs : Affiche les informations des visiteurs enregistrés dans
la base de données.
Les informations affichées dans cette liste peuvent être mises à jour en
modifiant la condition « Voir la liste des visiteurs » (« Réservé » ou
« Pré-enregistré »/« Arrivée annoncée »/« Départ annoncé ») ou les
informations visiteur.
Le numéro du badge visiteur est un nombre entre 001 et 999, attrib
dans l'ordre de production des badges. La numérotation revient à 001
une fois que le nombre 999 a été attribué. « --- » apparaît si le badge
n'a pas encore été produit.
Un clic sur un titre de colonne trie la liste selon les informations entrées
dans ce champ.
En faisant glisser une bordure d'un côté ou de l'autre d'une colonne,
on modifie la largeur de la colonne.
5 Cliquez pour afficher un formulaire d'informations visiteur vide, ou pour
modifier, enregistrer ou supprimer des informations visiteur.
6 Entrez des informations visiteur ou modifiez des informations visiteur
existantes. De plus, les informations d'hôte peuvent faire l'objet d'une
recherche, et une photo des visiteurs peut être prise.
7 Cliquez pour produire les badges visiteurs, les permis de stationnement
et pour annoncer l'arrivée ou le départ de visiteurs.
Mode de réception
5
54
5-3. Entrée des informations de visiteur
Les informations pour les visiteurs sans réservation peuvent être entrées sur place.
REMARQUE
Pour entrer les informations à l'avance pour les visiteurs ayant des
rendez-vous planifiés, voir page 74.
Pour entrer des informations à partir des informations de visiteurs ayant
rendu des visites par le passé (« Départ annoncé »), voir page 57.
Entrée de nouvelles informations visiteur
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau].
REMARQUE
Si des informations visiteur affichées n'ont pas encore été enregistrées,
un message apparaît, demandant si les informations visiteur doivent être
effacées. Pour enregistrer les informations, cliquez sur le bouton
[Réserver].
55
Mode de réception
5
2. Tapez les Informations de visiteur. Les champs avec un bord
rouge correspondent aux informations obligatoires. Si ces données
ne sont pas entrées, les informations visiteur ne peuvent pas
être enregistrées.
REMARQUE
Les champs qui apparaissent dépendent des paramètres sélectionnés
en mode administrateur.
255 caractères au maximum peuvent être entrés dans chacun des
champs suivants.
[Titre], [Nom], [Prénom], [Organisation], [Preuve d'identité], [Destination
du visiteur], [Message].
1 Tapez les informations d'identification personnelle du visiteur (par exemple
le numéro du permis de conduire ou du passeport).
2 Entrez la date de départ prévue.
3 Tapez tout message approprié pour le visiteur (par exemple : « Salle de
réunion modifiée : 7B »).
1
2
3
Mode de réception
5
56
3. Tapez les Informations hôte. Les champs avec un bord rouge
correspondent aux informations obligatoires. Si ces données ne
sont pas entrées, les informations visiteur ne peuvent pas être
enregistrées.
REMARQUE
255 caractères au maximum peuvent être entrés dans les zones de texte
suivantes.
[Nom], [Organisation], [Infos contact].
Les champs entourés en rouge (obligatoires) sont définis en mode
administrateur.
4 Bouton
Si les informations d'hôte ont déjà été enregistrées, cliquez sur ce bouton
pour faire une recherche dans la base de données afin d'entrer les
informations d'hôte plus facilement. (page 59)
5 Tapez le nom de l'hôte (personne à qui il est rendu visite).
Lorsque les informations sont entrées, une recherche est faite dans
les noms d'hôte enregistrés dans la base de données, et une liste des
correspondances possibles apparaît. Dans cette liste, sélectionnez un
nom d'hôte pour entrer automatiquement le nom d'hôte, les informations
d'organisation et les numéros de téléphone.
4
5
6
7
Mode de réception
5
58
2. Sélectionnez le visiteur dont les informations doivent être utilisées.
REMARQUE
Une recherche peut être faite en entrant le nom du visiteur dans la zone
de recherche.
3. Si nécessaire, modifiez les informations du formulaire
d'Informations de visiteur.
4. Si nécessaire, prenez une photo du visiteur (page 62),
annoncez son arrivée (page 65) ou produisez son badge
visiteur (page 70).
59
Mode de réception
5
Recherche d'informations d'hôte
Un hôte enregistré dans la base de données peut être recherché
afin de faciliter l'entrée des informations d'hôte.
1. Cliquez sur le bouton .
Mode de réception
5
60
2. Tapez les informations dans les champs « Prénom », « Nom »,
« Organisation 1 » ou « Organisation 2 », puis cliquez sur le
bouton [Rechercher].
REMARQUE
255 caractères au maximum peuvent être entrés par champ.
3. Une recherche est conduite dans les informations d'hôte.
2

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