718642

Brother VM-100 Software Handleiding

24
Verklein
Vergroot
Pagina terug
1/95
Pagina verder
2
Inhoud
Inhoud............................................................ 2
1 Inleiding ........................................................ 5
1-1. Algemene informatie .................................................... 5
Samenstelling en algemene kennisgeving ................................... 5
Handelsmerken ............................................................................ 5
Symbolen die in deze handleiding
worden gebruikt............................................................................ 6
1-2. Veiligheidsmaatregelen................................................ 7
Doe als volgt om dit pakket veilig te gebruiken ............................ 7
Algemene voorzorgsmaatregelen ................................................ 8
2 Aan de slag .................................................... 9
2-1. De VM-100-software uitpakken.................................... 9
3 De VM-100-software gebruiken ................. 10
3-1. Inleiding...................................................................... 10
VM-100-modi..............................................................................10
3-2. De VM-100-software starten ...................................... 11
De software voor het eerst starten (het databasebestandspad
opgeven) .................................................................................... 12
3-3. Aanmelden................................................................. 15
3-4. Afmelden.................................................................... 16
De modus Beheerder ................................................................. 16
De modus Receptie.................................................................... 16
De modus Zelf inchecken...........................................................16
3
Inhoud
4 De modus Beheerder ................................... 17
4-1. Beheerderscherm ...................................................... 17
4-2. Oorspronkelijke instellingen ....................................... 18
Aanmeldingsinstellingen bewerken ............................................ 18
Gastheergegevens registreren................................................... 23
Gastheergegevens importeren................................................... 25
Optie........................................................................................... 29
4-3. Lijstbeheer ................................................................. 38
De bezoekerslog weergeven......................................................38
De bezoekerslog exporteren ...................................................... 40
Gastheergegevens weergeven ..................................................42
4-4. Belangrijke beheerdersfuncties.................................. 47
Noodrapporten afdrukken...........................................................47
Het back-upbestand herstellen...................................................48
5 De modus Receptie...................................... 50
5-1. Receptionistprocedures ............................................. 50
Een reservering maken en een bezoeker inschrijven ................50
Een bezoeker uitschrijven ..........................................................50
5-2. Het venster Modus Receptie...................................... 51
5-3. Bezoekersgegevens invoeren.................................... 53
Nieuwe bezoekersgegevens invoeren ....................................... 53
Bezoekersgegevens oproepen van eerdere bezoeken
("Uitgeschreven") ....................................................................... 56
Naar gastheergegevens zoeken ................................................ 58
5-4. Bezoekersfoto's op badges opnemen........................ 60
5-5. Een voorbeeld weergeven van bezoekersbadges ..... 62
5-6. Bezoekers inschrijven (bezoekersbadges verstrekken)/
Uitschrijven ................................................................ 63
Inschrijven ..................................................................................63
Uitschrijven.................................................................................66
5-7. Bezoekers badges verstrekken zonder hen in te
schrijven..................................................................... 68
Inhoud
4
5-8. Parkeerkaarten verstrekken....................................... 71
5-9. Bezoekersreserveringen maken ................................ 72
5-10. Bezoekersreserveringen bewerken ........................... 74
5-11. Bezoekersgegevens verwijderen ............................... 76
5-12. Noodrapporten afdrukken .......................................... 77
5-13. De Bezoekerslijst importeren ..................................... 77
5-14. Back-up maken van bezoekersgegevens .................. 79
6 De modus Zelf inchecken............................ 80
6-1. Startscherm van de modus Zelf inchecken................ 80
6-2. Bezoekersbewerkingen.............................................. 81
6-3. De modus Zelf inchecken sluiten of het noodrapport
afdrukken ................................................................... 82
Ontgrendelen.............................................................................. 82
7 Lay-outs aanpassen ..................................... 84
8 VM-100 verwijderen ................................... 88
9 Problemen oplossen..................................... 89
10 Foutberichten............................................... 92
11 Referentie .................................................... 94
11-1. Hoofdspecificaties...................................................... 94
Besturingsomgeving................................................................... 94
5
1 Inleiding
1-1. Algemene informatie
Samenstelling en algemene kennisgeving
• Deze handleiding is samengesteld en uitgegeven onder het
toezicht van Brother Industries Ltd. en bevat de nieuwste
productomschrijvingen en specificaties.
• De inhoud van deze handleiding en de specificaties van dit product
kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd.
• De feitelijke vensters en dialoogvensters van deze software
en het gebruik ervan kunnen verschillen van die die in deze
handleiding zijn beschreven. De namen van mensen en bedrijven
die in deze handleiding en software worden gebruikt, zijn fictief.
• Brother behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te
brengen zonder voorafgaande kennisgeving in de specificaties en
materialen in dit pakket en is niet verantwoordelijk voor eventuele
beschadigingen (inclusief gevolgschade) veroorzaakt door
vertrouwen op de materialen, inclusief maar niet beperkt tot
typografische en andere fouten die betrekking hebben op de
publicatie.
• De schermafbeeldingen in deze handleiding kunnen verschillen,
afhankelijk van het besturingssysteem of de printer.
© 2009 Brother Industries Ltd.
Handelsmerken
• Het Brother-logo is een gedeponeerd handelsmerk van Brother
Industries, Ltd.
• Het Brother-logo is een gedeponeerd handelsmerk van Brother
Industries, Ltd.
© 2009 Brother Industries, Ltd. Alle rechten voorbehouden.
• Microsoft, Windows Vista en Windows zijn geregistreerde
handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corp. in de
Verenigde Staten en/of andere landen.
• De namen van andere software of producten die in dit document
worden gebruikt, zijn handelsmerken of gedeponeerde
handelsmerken van de respectieve bedrijven die deze ontwikkelen.
• Elk bedrijf waarvan de softwaretitel in deze handleiding wordt
genoemd, heeft een softwarelicentie-overeenkomst die specifiek
is voor de eigen programma's.
• Alle andere merk- en productnamen die in deze
gebruikershandleiding worden genoemd, zijn gedeponeerde
handelsmerken van hun respectieve bedrijven.
Inleiding
1
6
Symbolen die in deze handleiding
worden gebruikt
Hieronder vindt u de symbolen die in deze handleiding
worden gebruikt:
OPMERKING
• Dit symbool geeft de informatie of de richtlijnen weer die u dient te volgen.
Als u deze negeert, kan er schade optreden of kunnen bewerkingen
mislukken.
U wordt ten zeerste aanbevolen deze handleiding aandachtig door te
nemen alvorens uw Brother VM-100-software in gebruik te nemen en
het document te bewaren voor toekomstig gebruik.
Gebruikers die hun product via onze website registreren, kunnen
van onze service en technische ondersteuning gebruikmaken.
U wordt aanbevolen uw apparaat te registreren via onze website op:
Online gebruikersregistratie
http://www.brother.com/html/registration/
Online technische ondersteuning
http://solutions.brother.com/
OPMERKING: U kunt de bovenstaande sites ook openen vanuit de
internetpagina voor gebruikersregistratie, die verschijnt
aan het einde van de software-installatie. Wij hopen uw
registratiegegevens spoedig te ontvangen.
7
Inleiding
1
1-2. Veiligheidsmaatregelen
Het is raadzaam om al deze instructies te lezen voordat u dit product gebruikt en
ze op te slaan voor toekomstig gebruik. Neem alle waarschuwingen en instructies
door op die op het product staan.
Hieronder vindt u de symbolen die in deze handleiding worden gebruikt:
Doe als volgt om dit pakket veilig te gebruiken
VOORZICHTIG
Geeft informatie over procedures die u moet volgen om schade
aan de machine te voorkomen.
Verplichte actie
VOORZICHTIG
DK-rol (DK-label, DK-tape)
Pas op dat u de DK-rol niet laat vallen.
DK-rollen maken gebruik van thermisch papier en thermische film. Zowel het label als de
afdruk vervaagt door zonlicht en warmte. Gebruik de DK-rollen niet buiten als hiervoor
duurzaamheid wordt vereist.
Afhankelijk van de ruimte, het materiaal en de omgevingsomstandigheden, kan het label
gaan afbladderen of onverwijderbaar worden, kan de kleur van het label veranderen of
gaan afgeven op andere objecten.
Voordat u het label gebruikt, moet u de omgevingsomstandigheden en het materiaal
bepalen. Test het label door een klein stukje ervan op een onopvallend plekje op het
bedoelde oppervlak te plakken.
Inleiding
1
8
Algemene voorzorgsmaatregelen
DK-rol (DK-label en DK-tape)
• Gebruik alleen originele Brother-accessoires en toebehoren (met de
markeringen en ). Gebruik geen onbevoegde accessoires of toebehoren.
• Als het label op een nat, vies of olieachtig oppervlak wordt geplakt, kan het
eenvoudig worden losgetrokken. Daarom is het belangrijk om het oppervlak
te reinigen waarop u het label wilt plakken.
• DK-rollen maken gebruik van thermisch papier en thermische film. Dit zorgt
ervoor dat UV-straling, wind en regen de kleur van het label doen vervagen
en de uiteinden van het label laten afbladderen.
• Stel de DK-rollen niet bloot aan direct zonlicht, hoge temperaturen, hoge
vochtigheid of stof. Bewaar ze in een koele, donkere ruimte en gebruik de
rollen snel nadat u ze uit de verpakking hebt gehaald.
• Wanneer u de gedrukte kant van het label met uw nagels of met metalen
objecten bekrast, of aanraakt als uw handen vochtig zijn van water, zweet
of zalf, kan de kleur vervagen of veranderen.
• Plak de labels niet op personen, dieren of planten.
• Het uiteinde van de DK-rol is niet bedoeld om op de labelspoel te worden
geplakt. Daarom is de laatste label mogelijk onjuist gesneden. Als dit
gebeurt, verwijdert u de overgebleven labels, plaatst u een nieuwe DK-rol
en drukt u het laatste label opnieuw af.
Opmerking: Het aantal DK-labels op elke DK-rol is daarom hoger dan op de
verpakking wordt aangegeven.
• Als u een label verwijdert nadat u het op een oppervlak hebt geplakt, kan er
een stukje achterblijven. Trek het overgebleven stukje weg voordat u een
nieuw label plakt.
• Sommige DK-rollen gebruiken permanente lijm voor hun labels. Deze labels
zijn moeilijk los te trekken wanneer ze eenmaal zijn vastgelijmd.
Cd-rom en software
• Maak geen krassen op de cd-rom en stel deze niet bloot aan hoge of lage
temperaturen.
• Plaats geen zware objecten op de cd-rom en oefen er geen druk op.
• De software op de cd-rom mag alleen op de machine worden gebruikt. Zie
de licentie op de cd voor meer gegevens. Deze software kan op meerdere
computers worden geïnstalleerd in een kantoor, etc.
9
2 Aan de slag
2-1. De VM-100-software uitpakken
Controleer of de verpakking de volgende items bevat voordat u de VM-software
gaat gebruiken. Als een of meer items ontbreken of beschadigd zijn, neemt
u contact op met uw Brother-dealer.
Cd-rom
DK-rol (x2)
Twee rollen van DK-N55224 met
niet-plakkende tape van 54 mm x 30,48 m.
De VM-100-sjablonen zijn ontworpen
om te worden gebruikt met
DK-N55224-papierrollen. Als er echter
een ander type DK-media wordt
geïnstalleerd, wordt het sjabloon
automatisch passend gemaakt.
Handleiding voor de
installatie van de software
Badgehouders
en -klemmen (×12)
OPMERKING
• Zie de Handleiding voor de installatie van de software voor het installeren
van de VM-100-software.
• De Handleiding voor de installatie van de software is ook te vinden in de
map "Manual" van de cd-rom.
10
3 De VM-100-software
gebruiken
3-1. Inleiding
VM-100 is software dat gebruikt wordt om bezoekers van een bedrijf, organisatie
of school eenvoudig te beheren. Met deze software kunt u de volgende
bewerkingen uitvoeren:
• Bezoekersgegevens van tevoren invoeren en reserveringen maken.
• Gegevens van bezoekers zonder reservering op locatie invoeren.
• Bezoekersbadges verstrekken.
• Een bericht opnemen bij het maken van een reservering en het bericht afdrukken.
• Een foto van de bezoeker maken en deze foto op de bezoekersbadge zetten.
• De aankomst en het vertrek van bezoekers beheren met de functie
Inschrijven/Uitschrijven.
• Een parkeerkaart verstrekken.
• In noodgevallen een lijst van bezoekers die zich hebben ingeschreven,
weergeven/afdrukken.
• Bezoekers de bevoegdheid geven zichzelf badges te verstrekken en in te schrijven.
VM-100-modi
De VM-100-software kan in drie verschillende modi worden uitgevoerd.
De modus Beheerder
Met deze modus kunnen gebruikers bezoekersformulierinstellingen,
afdrukinstellingen, back-uplocaties en frequenties opgeven, alsook gegevens
van de gastheer en gebruikersaanmeldingen registreren. Alleen gebruikers
met beheerdersrechten kunnen zich aanmelden bij de beheerdersmodus.
De modus Receptie
Deze modus wordt geselecteerd wanneer een receptionist bezoekers
ontvangt en inschrijft. In deze modus kan de receptionist bezoekersgegevens
invoeren, bezoekers in- of uitschrijven en bezoekersbadges en
parkeerkaarten verstrekken. Alleen gebruikers met beheerders- of
receptionistrechten kunnen zich aanmelden bij de modus Receptie.
De modus Zelf inchecken
Met deze modus kunnen bezoekers hun eigen gegevens invoeren, zichzelf
inschrijven en zichzelf een bezoekersbadge verstrekken. Alleen gebruikers
met beheerders- of receptionistrechten kunnen zich aanmelden bij de modus
Zelf inchecken.
11
De VM-100-software gebruiken
3
3-2. De VM-100-software starten
De VM-100-software kan worden gestart via een van de onderstaande drie methoden.
Wanneer de gebruiker de VM-100-software voor het eerst start, moet hij zijn
aangemeld met beheerdersrechten op zijn/haar computer om deze functie te
kunnen uitvoeren.
• Klik in het startmenu op het pictogram VM-100.
• Dubbelklik op het pictogram VM-100 op het bureaublad.
• Klik op het snelkoppelingspictogram op de werkbalk Snel starten.
Wanneer de toepassing wordt gestart, verschijnt het dialoogvenster Aanmelden
(pagina 15).
OPMERKING
• Volg de onderstaande procedure wanneer u de toepassing voor het eerst start.
De VM-100-software gebruiken
3
12
De software voor het eerst starten
(het databasebestandspad opgeven)
Het databasebestand bevat gastheergegevens alsook
bezoekersloggen. Gebruikers hebben de mogelijkheid deze
bestanden op een opgegeven locatie op te slaan.
Wanneer de VM-100-software voor het eerst wordt gestart, verschijnt
het volgende dialoogvenster. Volg de onderstaande procedure om
de locatie op te geven waarin u de databasebestanden wilt opslaan.
Gebruikers worden op dit moment ook gevraagd een naam en
wachtwoord op te geven voor een beheerder. Als er geen locatie is
geselecteerd, worden de databasebestanden op de standaardlocatie
opgeslagen. Ga naar pagina 48 als de database beschadigd raakt.
OPMERKING
• Als het databasebestand zich in een map op een server bevindt en de
beheerder en de receptionist verschillende computers gebruiken, geeft
u de volgende instellingen op de beheerders' computer op. Vervolgens is
het mogelijk om alleen met stap 1 VM-100 op de computer van de
receptionist te installeren.
1. Klik in het vak "Doel:" 1 (bovenstaande illustratie) en typ het
pad naar het databasebestand. Klik anders op 2 en doorzoek
de computer voor de locatie van het databasebestand.
OPMERKING
• Als het databasebestand al is opgegeven, verschijnt het pad naar dat bestand.
• Zie pagina 36 om het databasebestandspad te wijzigen.
1
3
2
13
De VM-100-software gebruiken
3
2. Klik op de knop [Volgende] (3).
Het dialoogvenster VM-100-beheerder verschijnt.
OPMERKING
• Als het huidige databasebestand (*.vmb) beschadigd is, verschijnt het
dialoogvenster dat u nodig hebt wanneer u de software voor eerst start.
Selecteer een back-upbestand (*.bmb) om de database te herstellen.
(pagina 79)
3. Selecteer het juiste model en klik dan op [Volgende].
4. Typ bij 4 de gebruikersnaam voor de beheerder (255 tekens of
minder). Typ bij 5 het wachtwoord voor de beheerder (6 tot
255 tekens). Voer bij 6 het wachtwoord opnieuw in.
De VM-100-software gebruiken
3
14
5. Klik op de knop [Voltooien].
Er wordt een databasebestand gemaakt en de beheerdersgegevens worden
geregistreerd. Wanneer dit is voltooid, verschijnt het Beheerderscherm
(pagina 17).
OPMERKING
• De volgende instellingen kunnen worden opgegeven vanaf de
modus Beheerder.
•Aanmeldingsgebruikers registreren.
•Gastheergegevens registreren.
•Instellingen opgeven voor de badgelay-out en het bezoekersformulier.
• Als u de aanmeldingsgegevens van de beheerder bent vergeten, kunt
u zich niet meer aanmelden bij de VM-100-database. Zorg ervoor dat u de
gebruikersnaam en het wachtwoord op een veilige plaats bewaart.
• Als u het beheerderswachtwoord bent vergeten en u zich niet meer kunt
aanmelden bij de VM-100-software, verwijdert u het bestand VM100DB.vmb
uit de databasemap (dit wordt standaard opgeslagen in
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Brother\VM-100.
Voor Windows
Vista
®
is dit C:\ProgramData\Brother\VM-100). Hiermee
verwijdert u alle ingevoerde gegevens en aanmeldingsdetails. Start de
VM-100-software opnieuw. U wordt nu gevraagd om het databasepad en
de beheerdersaanmeldingsgegevens opnieuw te configureren.
4
5
6
15
De VM-100-software gebruiken
3
3-3. Aanmelden
Wanneer de VM-100-toepassing wordt gestart, verschijnt het dialoogvenster
Aanmelden. Selecteer de modus waarbij u zich wilt aanmelden en typ de
gebruikersnaam en het wachtwoord.
1. Klik vanaf 1 op de modus waarbij u zich wilt aanmelden.
Receptie: selecteer deze optie om naar de modus Receptie te gaan.
Selecteer deze modus als een receptionist bezoekers inschrijft
en bezoekersbadges verstrekt. (pagina 50)
Zelf inchecken: selecteer deze optie om naar de modus Zelf inchecken te
gaan. Selecteer deze modus als bezoekers zichzelf
aanmelden en zelf badges maken. (pagina 80)
Beheerder: selecteer deze optie om naar de modus Beheerder te gaan.
(pagina 17)
OPMERKING
• De modus die tijdens de vorige aanmeldingssessie is geselecteerd, is al
geselecteerd.
• Een gebruiker die zich met beheerdersrechten heeft geregistreerd, kan
zich bij alle modi aanmelden (Receptie, Zelf inchecken en Beheerder). Een
gebruiker die zich met receptierechten heeft geregistreerd, kan zich alleen
bij de modi Receptie en Zelf inchecken aanmelden.
2. Typ bij 2 de gebruikersnaam. Voer bij 3 het wachtwoord in.
3. Klik op de knop [OK].
De gebruiker heeft zich aangemeld bij de geselecteerde modus.
1
2
3
De VM-100-software gebruiken
3
16
3-4. Afmelden
De VM-100-software kan worden afgesloten met de volgende methoden die voor
elke modus zijn beschreven.
De modus Beheerder
1. Klik op de knop [×] rechts van de titelbalk.
De modus Receptie
1. Klik op de knop [×] rechts van de titelbalk.
OPMERKING
• Als de modus Receptie gegevens bevat die niet zijn opgeslagen, verschijnt
er een bevestigingsbericht.
De modus Zelf inchecken
Zie pagina 82.
17
4 De modus Beheerder
4-1. Beheerderscherm
Wanneer VM-100 is gestart in de modus Beheerder, verschijnt het Beheerderscherm.
1 Hiermee kan de beheerder in noodgevallen een lijst van bezoekers die
zich hebben ingeschreven, weergeven en afdrukken. (pagina 47)
2 Geeft een lijst van de verschillende beschikbare taken.
De knop [Bezoekerslog weergeven] (pagina 38)
Klik hierop om de bezoekerslog weer te geven en de gegevens te exporteren.
De knop [Gastheerdatabase beheren] (pagina 23)
Klik hierop om nieuwe gasten te registreren, geregistreerde gegevens te
wijzigen of te verwijderen of om een database te importeren.
De knop [Aanmeldingsinstellingen] (pagina 18)
Klik hierop om gebruikers te registreren of te verwijderen die zich kunnen
aanmelden als beheerder of receptionist.
De knop [Optie] (pagina 29)
Klik hierop om de printerinstellingen voor de lay-out van de
bezoekersbadge op te geven, de lay-out te bepalen van de invoer van
bezoekersgegevens en om de locaties op te geven en hoe lang u de
databasegegevens wilt opslaan.
3 Geeft een algemene beschrijving weer van elke knop in 2.
4 Klik hierop om de modus Beheerder van VM-100 af te sluiten.
5 Controleren of de huidige versie de nieuwste is.
1
2
3
4
5
De modus Beheerder
4
18
4-2. Oorspronkelijke instellingen
De beheerder dient eerst de nodige instellingen op te geven.
Aanmeldingsinstellingen bewerken
Gebruikers die zich kunnen aanmelden, kunnen worden geregistreerd
of verwijderd en hun wachtwoorden kunnen worden gewijzigd.
Het dialoogvenster Aanmeldingsinstellingen weergeven
1. Klik op de knop [Aanmeldingsinstellingen] in het
Beheerderscherm.
19
De modus Beheerder
4
Het dialoogvenster Aanmeldingsinstellingen verschijnt.
1 Geeft informatie over geregistreerde gebruikers weer.
2 Klik hierop om een nieuwe aanmeldingsgebruiker toe te voegen.
3 Klik hierop om een aanmeldingsgebruiker te verwijderen.
4 Klik hierop om het wachtwoord voor een aanmeldingsgebruiker te wijzigen.
OPMERKING
• Beheerder: Gebruikers kunnen zich bij alle modi aanmelden (Beheerder,
Receptie en Zelf inchecken).
• Receptionist: Gebruikers kunnen zich bij de modi Receptie en Zelf
inchecken aanmelden.
4
2
1
3
De modus Beheerder
4
20
Nieuwe gebruikers registreren
1. Klik op de knop [Toevoegen...] in het dialoogvenster
Aanmeldingsinstellingen.
2. Typ de gegevens in voor de gebruiker die u wilt toevoegen.
1 Selecteer "Receptionist" of "Beheerder" als de gebruikersmachtigingen.
2 Typ de gebruikersnaam (255 tekens of minder).
3 Typ het wachtwoord (6 tot 255 tekens).
3. Klik op de knop [OK].
De nieuwe gebruiker is geregistreerd.
1
2
3
21
De modus Beheerder
4
Gebruikers verwijderen
1. Selecteer in het dialoogvenster Aanmeldingsinstellingen de te
verwijderen gebruiker.
2. Klik op de knop [Verwijderen].
OPMERKING
• Het is niet mogelijk alle beheerders te verwijderen. Er verschijnt een
foutbericht als u probeert alle beheerders te verwijderen.
3. Klik op de knop [Ja].
De geselecteerde gebruiker is verwijderd.
De modus Beheerder
4
22
Het wachtwoord wijzigen
1. Selecteer in het dialoogvenster Aanmeldingsinstellingen de
gebruiker van wie u het wachtwoord wilt wijzigen.
2. Klik op de knop [Wachtwoord wijzigen...].
3. Typ het nieuwe wachtwoord (6 tot 255 tekens).
4. Klik op de knop [OK].
Het wachtwoord is gewijzigd.
23
De modus Beheerder
4
Gastheergegevens registreren
Gebruikers hebben met de VM-100-software de mogelijkheid om
gastheren (de personen die worden bezocht) te registreren en
gastheergegevens van een database te importeren.
1. Klik op de knop [Gastheerdatabase beheren] in het
Beheerderscherm.
Het venster Gastheerinformatielijst verschijnt.
2. Klik op de knop [Toevoegen...].
De modus Beheerder
4
24
3. Typ de gegevens in voor de gastheer die u wilt toevoegen.
1 Typ de achternaam in.
2 Typ de voornaam in.
3 Typ of selecteer het eerste organisatie-item (bijvoorbeeld de bedrijfsnaam).
4 Typ of selecteer het tweede organisatie-item (bijvoorbeeld de afdeling).
5 Typ of selecteer het telefoonnummer.
6 Typ of selecteer het tweede telefoonnummer (bijvoorbeeld het mobiele
nummer).
7 Typ of selecteer het e-mailadres.
OPMERKING
• Er kunnen in elk tekstvak niet meer dan 255 tekens worden ingevoerd.
• De 20 meest recent ingevoerde items verschijnen als opties in de
vervolgkeuzemenu's voor 3 t/m 7.
4. Klik op de knop [Opslaan en sluiten].
Het dialoogvenster wordt gesloten en de ingevoerde gastheergegevens
worden toegevoegd aan het venster Gastheerinformatielijst.
OPMERKING
• Wanneer u op de knop [Nieuwe record maken en opslaan] klikt, voegt
u de ingevoerde gastheergegevens toe aan het venster
Gastheerinformatielijst. Vervolgens verschijnt er een leeg dialoogvenster
New Host Information (Gegevens nieuwe gastheer), zodat er een extra
gastheer kan worden toegevoegd.
7
6
5
4
3
2
1
25
De modus Beheerder
4
Gastheergegevens importeren
Gastheergegevens kunnen ook worden geïmporteerd. Bij het
importeren van gastheergegevens worden alle bestaande
gegevens verwijderd, zodat de database alleen de
geïmporteerde gegevens bevat.
1. Klik op de knop [Gastheerdatabase beheren] in het
Beheerderscherm.
Het venster Gastheerinformatielijst verschijnt.
2. Klik op de knop [Importeren...].
De modus Beheerder
4
26
3. Klik op de knop [Ja].
4. Geef het bestand op met de gegevens die u wilt importeren.
1 Geef de map op met het bestand dat u wilt importeren.
2 Selecteer het bestand met de gegevens die u wilt importeren.
3 Geeft de naam weer van het geselecteerde bestand.
4 Selecteer de indeling van het bestand dat u wilt importeren.
Alleen CSV- en tekstbestanden kunnen worden geselecteerd.
5 Klik hierop om het geselecteerde bestand te importeren.
4
3
2
1
5
27
De modus Beheerder
4
5. Selecteer het scheidingsteken en selecteer of de eerste regel
de veldnamen moet bevatten.
1 Selecteer Komma, Tab, Spatie of Puntkomma als het scheidingsteken in
het bestand voordat het wordt geconverteerd.
2 Geeft een voorbeeld weer van hoe het geconverteerde bestand eruit komt
te zien.
3 Schakel dit selectievakje in als de tekst moet worden geïmporteerd met de
veldnamen in de eerste regel en de veldgegevens in de tweede regel.
Schakel deze optie uit als u de tekst wilt importeren met de veldgegevens
in de eerste regel.
6. Klik op de knop [Volgende].
1
2
3
De modus Beheerder
4
28
7. Geef op hoe de velden in het te importeren bestand aan de
velden in de gastheerdatabase worden toegewezen.
1 De velden in de gastheerdatabase staan in de eerste rij. Selecteer in de
vervolgkeuzelijsten die in de tweede rij verschijnen, het veld uit het te
importeren bestand dat aan het veld in de gastheerdatabase moet worden
toegewezen.
2 Geeft een voorbeeld weer van de inhoud van de gastheerdatabase nadat
het bestand is geïmporteerd. Als "(Geen)" niet is geselecteerd bij 1,
worden de gegevens van het geselecteerde veld weergegeven.
3 Geeft de gegevens weer in het bestand dat u wilt importeren. Alleen de
gegevenskolommen van toegewezen velden (waarbij "(Geen)" niet is
geselecteerd bij 1) worden weergegeven.
8. Klik op de knop [OK].
Het bestand wordt geïmporteerd met de opgegeven instellingen en het
venster Gastheerinformatielijst verschijnt.
9. Klik op de knop [Sluiten] om terug te keren naar het
Beheerderscherm.
1
2
3
29
De modus Beheerder
4
Optie
U kunt instellingen opgeven voor lay-outs van bezoekersbadges,
voor printerinstellingen, parkeerkaarten, bezoekersformulieren
alsook databaselocaties en back-ups.
Het dialoogvenster Optie weergeven.
1. Klik op de knop [Optie] in het Beheerderscherm.
Het dialoogvenster Optie verschijnt.
1 Klik op het tabblad met de op te geven parameters.
1
De modus Beheerder
4
30
Lay-outinstellingen (tabblad "Algemeen")
De lay-outs voor de bezoekersbadges, parkeerkaarten en de indeling voor de
weergave van namen van bezoekers en gasten kunnen worden opgegeven.
1. Klik op het tabblad "Algemeen" in het dialoogvenster Optie.
2. Geef de vereiste instellingen op.
1 Geeft de naam op van de lay-out die voor bezoekersbadges is opgegeven.
2 Klik hierop om een dialoogvenster weer te geven met opties voor het
wijzigen van de lay-out van bezoekersbadges. (pagina 31)
3 Geeft de naam op van de lay-out die voor parkeerkaarten is opgegeven.
4 Klik hierop om een dialoogvenster weer te geven met opties voor het
wijzigen van de lay-out van parkeerkaarten. (pagina 31)
5 Als u een lay-out met een logo hebt geselecteerd, kan het logobestand
worden vervangen. Selecteer dit selectievakje om het logo op de
bezoekersbadge te vervangen door het geselecteerde logo. (pagina 32)
6 Geeft de bestandsnaam voor het vervangende logo weer. Dit vakje wordt
grijs weergegeven als selectievakje 5 wordt gewist.
7 Klik hierop om een dialoogvenster weer te geven voor het opgeven van het
bestand voor het vervangende logo.
8 Geeft het pad weer naar de map met de aangepaste lay-outs. (pagina 84)
9 Klik hierop om een dialoogvenster weer te geven voor het selecteren van
de map voor 8.
0 Selecteer "Achternaam, Voornaam", "Voornaam Achternaam", "Achternaam
Voornaam" of "Voornaam, Achternaam" als de indeling voor de weergave van
bezoekersnamen.
A Controleren uw VM-100-software de nieuwste versie is.
1
3
5
6
8
:
2
4
7
9
A
31
De modus Beheerder
4
3. Klik op de knop [OK].
De opgegeven instellingen voor de diverse parameters worden toegepast.
De lay-out opgeven voor bezoekersbadges en parkeerkaarten
Als u op 2 of 4 hebt geklikt, beschreven bij stap 2, verschijnt er een
dialoogvenster voor het selecteren van een lay-out.
1 Selecteer Standaardnaambadges, Algemene badges of Fotobadges als
de lay-outcategorie voor bezoekersbadges. De categorie Mijn Badge
wordt gemaakt wanneer er nieuwe badges worden gemaakt. Net
gemaakte badges worden opgeslagen in de categorie "Mijn badge" die te
vinden is in het dialoogvenster Badgelay-out selecteren. (pagina 84)
2 Geeft afbeeldingen weer van de lay-outs in de geselecteerde categorie.
Selecteer de afbeelding van de lay-out die u voor bezoekersbadges wilt
gebruiken, door te klikken op de gewenste lay-out.
3 Klik op de knop [OK].
OPMERKING
• Als u een lay-out kiest uit de categorie Fotobadges, maar er geen foto is
genomen, wordt er in het fotogebied een voorbeeldafbeelding afgedrukt.
Vergeet niet om een foto te maken als u een lay-out uit de categorie
Fotobadges selecteert.
• In de modus Zelf inchecken kunnen geen foto's worden gemaakt. Als
u de modus Zelf inchecken wilt gebruiken, selecteert u een lay-out uit een
andere categorie dan de categorie Fotobadges.
Het dialoogvenster Badgelay-out selecteren
1
2
3
De modus Beheerder
4
32
Een vervangend logo selecteren
Als u op 7 klikt, beschreven bij stap 2, verschijnt er een dialoogvenster zodat
u het bestand voor de vervangende logo kunt opgeven.
1 Selecteer de map met het vervangende logo.
2 Geef de bestandsnaam voor het vervangende logo op.
3 Selecteer "Alle afbeeldingsbestanden", "BitMap-bestanden",
"JPEG-bestanden", "Gif", "TIFF", "Pictogram", "WindowsMetaFile" of
"PNG" als de bestandsindeling voor het vervangende logo.
4 Klik hierop om het logo te vervangen.
OPMERKING
• Als er een badge met een logo werd geselecteerd, moet u dit logo of de
afbeelding opgeven. Als het logo of de afbeelding niet is opgegeven,
verschijnt er een voorbeeldlogo.
1
2
3
4
33
De modus Beheerder
4
Instellingen voor het bezoekersformulier (tabblad "Ontvangst")
Deze instelling regelt welke velden in het bezoekersformulier komen te staan
en of er gegevensinvoer mogelijk is.
OPMERKING
• U kunt de velden opgegeven die zullen verschijnen in het scherm
Receptie. Zie pagina 30 om de af te drukken items op te geven.
1. Klik in het dialoogvenster Optie op het tabblad Ontvangst.
2. Geef de veldinstellingen op voor het bezoekersformulier.
1 Selecteer of u de functie voor bezoekersreserveringen wilt in- of uitschakelen.
Met de VM-100-software kunnen gebruikers bezoekers reserveren of
vooraf registreren. Met deze reserveringsfunctie kunt u een reservering
maken voordat een bezoeker aankomt, waardoor het inschrijven veel
sneller en makkelijker gaat. Als de optie Uitschakelen is geselecteerd, is
de functie voor bezoekersreserveringen niet beschikbaar en verschijnt het
bezoekersformulier zoals hieronder wordt beschreven.
1
2
De modus Beheerder
4
34
OPMERKING
• Als u de reserveringsfunctie uitschakelt, verandert de optie Gereserveerd
in de Bezoekerslijst weergeven in Vooraf geregistreerd. Als u de
bezoekersbadge afdrukt zonder de bezoeker in te schrijven, verschijnt de
bezoeker in de lijst Vooraf geregistreerd.
• Als u de reserveringsfunctie uitschakelt, zijn de knoppen [Overschrijven]
en [Reserveren] voor het bewerken van bezoekersgegevens niet
beschikbaar.
• Als u de reserveringsfunctie uitschakelt, worden de velden voor verwachte
aankomstdatum en -tijd niet weergegeven.
2 Geef instellingen op voor de knoppen en tekstvelden in het
bezoekersformulier.
Als Vereist wordt geselecteerd, wordt het tekstvak rood omkaderd en
kunnen de bezoekersgegevens pas worden geregistreerd als er gegevens
zijn ingevoerd.
3. Klik op de knop [OK].
De opgegeven instellingen voor de diverse parameters worden toegepast.
35
De modus Beheerder
4
Printerinstellingen (tabblad "Printer")
De printer die wordt gebruikt voor het afdrukken van bezoekersbadges en
parkeerkaarten, kan worden opgegeven.
1. Klik op het tabblad "Printer" in het dialoogvenster Optie.
2. Geef de printer op.
1 Selecteer een Brother QL-labelprinter die compatibel is met de
VM-100-software en waarmee u bezoekersbadges, berichten en
parkeerkaarten kunt afdrukken. Dit wordt normaal gesproken
automatisch opgegeven wanneer de toepassing wordt gestart.
3. Klik op de knop [OK].
De printer wordt opgegeven.
1
De modus Beheerder
4
36
Database- en back-upinstellingen (tabblad "Database")
Instellingen voor de locatie en de tijdsduur waarmee de databasegegevens
worden opgeslagen, alsook de back-upfrequentie, kunnen worden
opgegeven. De gebruiker moet met beheerdersrechten zijn aangemeld op
zijn/haar computer om deze functie te kunnen uitvoeren.
1. Klik op het tabblad "Database" in het dialoogvenster Optie.
2. Geef de vereiste instellingen op.
1 Klik op "Starten..." om de database te optimaliseren.
2 Selecteer "Geen verval van opslag", "1 week", "1 maand", "3 maanden",
"6 maanden" of "1 jaar" als de tijdsduur waarmee bezoekersgegevens
worden opgeslagen.
3 Schakel deze optie in als u de foto die u in de modus Receptie hebt
gemaakt, niet wilt opslaan. Als deze optie is geselecteerd, worden de
fotogegevens verwijderd wanneer de bezoeker zich uitschrijft.
4 Geef het pad op naar het bestand van de VM-100-database. Dit is het pad
dat standaard wordt opgegeven wanneer de toepassing voor het eerst
wordt gestart. (pagina 12)
5 Klik hierop om een dialoogvenster weer te geven voor het selecteren van
de map wanneer u 4 wijzigt.
6 Geef het pad op naar de map die wordt gebruikt voor het opslaan van de
VM-100-database. Wanneer u back-ups maakt in dezelfde map, worden
back-ups die ouder zijn dan de 10 meest recente bestanden, verwijderd.
7 Klik hierop om een dialoogvenster weer te geven voor het selecteren van
de map wanneer u 6 wijzigt.
1
45
7
2
3
6
8
37
De modus Beheerder
4
8 Schakel dit selectievakje in om automatisch een back-up te maken
wanneer de toepassing wordt gesloten. (Het back-upbestand staat in de
*.bmb-indeling.)
OPMERKING
•Als er bij 5 geen map is opgegeven voor het back-upbestand, kunt u dit
selectievakje niet selecteren.
3. Klik op de knop [OK].
De database-instellingen worden toegepast.
De modus Beheerder
4
38
4-3. Lijstbeheer
De bezoekerslog weergeven
De lijst met bezoekers die zich hebben uitgeschreven, kan worden
weergegeven. Klik op de knop [Noodrapport] om de gegevens
weer te geven van bezoekers die zich hebben ingeschreven.
1. Klik op de knop [Bezoekerslog weergeven] in het dialoogvenster
Modus Beheerder.
Het venster Bezoekerslogboek verschijnt.
39
De modus Beheerder
4
2. Geef de tijdsperiode op voor de bezoekersgegevens die u wilt
weergeven.
OPMERKING
• Alle informatie blijft in de bezoekerslog in de database staan, ongeacht de
opgegeven weergaveperiode.
1 Geef de startdatum op van de weergaveperiode.
OPMERKING
• Als de startdatum die u opgeeft, later is dan de einddatum, verandert de
einddatum automatisch in de startdatum.
2 Geef de einddatum op van de weergaveperiode.
3 Schakel dit selectievakje in om alle gegevens in de bezoekerslog weer
te geven. Als deze is ingeschakeld, kunnen de instellingen niet worden
opgegeven bij 1 en 2.
4 Geeft de informatie in de bezoekerslog weer voor de opgegeven periode.
5 Klik om terug te keren naar het Beheerderscherm (pagina 17).
1
4
5
3
2
De modus Beheerder
4
40
De bezoekerslog exporteren
De gegevens in de bezoekerslog kunnen worden opgeslagen in een
bestand in de CSV-indeling.
1. Selecteer "Bestand" op de werkbalk en klik op "Exporteren".
41
De modus Beheerder
4
2. Geef een bestandsnaam, een bestandsindeling en de locatie op
waarnaar het bestand moet worden geëxporteerd.
1 Geef de locatie op waarnaar u het bestand wilt exporteren.
2 Geef de naam op van het bestand dat u wilt exporteren.
3 Selecteer de indeling van het bestand dat u wilt exporteren. Alleen de
CSV-indeling kan worden geselecteerd.
3. Klik op de knop [Opslaan].
Het bestand wordt geëxporteerd met de opgegeven inhoud.
1
2
3
De modus Beheerder
4
42
Gastheergegevens weergeven
Gastheergegevens kunnen worden geregistreerd, bewerkt of
verwijderd. Deze geregistreerde gegevens zijn toegankelijk
wanneer er een zoekactie van een gastheer wordt uitgevoerd terwijl
er bezoekersgegevens worden ingevoerd.
1. Klik op de knop [Gastheerdatabase beheren] in het
dialoogvenster Modus Beheerder.
Het venster Gastheerinformatielijst verschijnt.
43
De modus Beheerder
4
Toevoegen
Zie "Gastheergegevens registreren" voor meer informatie over het toevoegen
van gastheergegevens. (pagina 23)
Bewerken
Geregistreerde gastheergegevens kunnen ook worden bewerkt.
1. Selecteer in het weergavegebied voor gastheergegevens de te
bewerken gastheergegevens.
De modus Beheerder
4
44
2. Klik op de knop [Bewerken].
3. Voer de gastheergegevens in en klik op de knop [Opslaan en
sluiten].
Het dialoogvenster wordt gesloten en de bewerkte gastheergegevens
worden weergegeven in het venster Gastheerinformatielijst.
45
De modus Beheerder
4
Verwijderen
U kunt niet noodzakelijke gastheergegevens verwijderen.
1. Selecteer in het weergavegebied voor gastheergegevens de te
verwijderen gastheergegevens.
De modus Beheerder
4
46
2. Klik op de knop [Verwijderen].
3. Klik op de knop [Ja].
Het dialoogvenster wordt gesloten en de geselecteerde gastheergegevens
worden verwijderd uit het venster Gastheerinformatielijst.
47
De modus Beheerder
4
4-4. Belangrijke beheerdersfuncties
Noodrapporten afdrukken
In noodgevallen kunt u een noodrapport (lijst van bezoekers die zich
hebben ingeschreven) weergeven en afdrukken. Het noodrapport
bevat de bezoekersnaam, bedrijfsnaam en bestemming alsook de
naam van de gastheer en de organisatie. Noodrapporten worden
afgedrukt op de printer die u als standaardprinter hebt geselecteerd.
De pc die u gebruikt voor het afdrukken van bezoekersbadges, dient
ook aangesloten te zijn op een standaardprinter die A4-papier of
groter gebruikt.
1. Klik op de knop [Noodrapport].
OPMERKING
• Het noodrapport kan ook in de modus Receptie worden afgedrukt door op
"Noodrapport afdrukken" te klikken in het menu "Bestand".
De modus Beheerder
4
48
Het noodrapport wordt weergegeven en afgedrukt.
Het back-upbestand herstellen
Als de gegevens beschadigd raken of niet kunnen worden
weergegeven, kunt u het back-upbestand gebruiken om het
gastheerbestand te herstellen. Wanneer u de VM-100-software
start, verschijnt er een berichtvenster. Wanneer u op de knop [OK]
klikt verschijnt het dialoogvenster VM-100-database. Volg de
onderstaande procedure om het back-upbestand te herstellen.
1. Klik in het dialoogvenster VM-100-database op de knop
[Bladeren...].
49
De modus Beheerder
4
2. De BMB-bestanden worden op datum weergegeven. Selecteer
het BMB-bestand dat u wilt herstellen, en kik op de knop
[Openen].
Het dialoogvenster VM-100-database verschijnt opnieuw en geeft aan welk
BMB-bestand is geselecteerd.
1 Selecteer "Back-upbestanden (*.bmb)" in de vervolgkeuzelijst.
2 De BMB-bestanden worden weergegeven. De nummers in de bestandsnaam
geven de datum aan waarop de gegevens zijn opgeslagen. Selecteer het
BMB-bestand dat u wilt herstellen.
3 Klik op de knop [Openen].
3. Klik op de knop [Volgende] en vervolgens op [Voltooien] in het
volgende dialoogvenster dat verschijnt.
Het back-upbestand met de geselecteerde datum wordt hersteld.
2
1
3
50
5 De modus Receptie
5-1. Receptionistprocedures
De receptionist kan voorbereidingen treffen voor bezoekers door gebruik te
maken van twee verschillende methoden:
1. De receptionist voert bezoekersgegevens in, verstrekt badges
en schrijft bezoekers in op het moment dat deze arriveren. De
receptionist schrijft bezoekers weer uit als ze vertrekken.
2. Als een gastheer de receptionist gegevens van bezoekers
doorgeeft voordat zij arriveren, kan de receptionist de vereiste
bezoekersgegevens van tevoren invoeren (een reservering
maken). De receptionist kan de badge afdrukken voordat de
bezoeker arriveert (en hem inschrijft op moment van aankomst),
of wachten totdat de bezoeker is aangekomen en de badge dan
pas afdrukken en de bezoeker tegelijkertijd inschrijven. Wanneer
de bezoeker vertrekt, schrijft de receptionist hem weer uit.
Een reservering maken en een bezoeker
inschrijven
1. Voer gegevens in een bezoekersformulier in.
2. Klik op de knop [Reserveren].
3. Wanneer de bezoeker arriveert, selecteert u de bezoeker in de
lijst "Gereserveerd"/"Vooraf geregistreerd".
4. Klik op de knop [Inschrijven en badge afdrukken] om de
bezoeker in te schrijven en de bezoekersbadge af te drukken.
OPMERKING
• Wanneer u de badge wilt afdrukken voordat de bezoeker arriveert,
selecteert u de bezoeker in de lijst "Gereserveerd"/"Vooraf geregistreerd"
en klikt u op de knop [Badge afdrukken]. Wanneer de bezoeker arriveert,
selecteert u de badge-ID van de bezoeker in de lijst en klikt u op de knop
[Inschrijven].
Een bezoeker uitschrijven
1. Selecteer de bezoekersgegevens in de lijst "Ingeschreven" en
klik op de knop [Uitschrijven].
51
De modus Receptie
5
5-2. Het venster Modus Receptie
De volgende items zijn beschikbaar in het venster Modus Receptie.
1 Geeft de huidige datum en tijd weer en de knop [Noodrapport]
(pagina 47).
2 Hiermee kunnen gebruikers selecties kiezen uit de vervolgkeuzelijst
"Bezoekerslijst weergeven".
Gereserveerd: Geeft de gegevens weer van bezoekers die wel hebben
gereserveerd, maar zich nog niet hebben ingeschreven. (de lijst
"Gereserveerd")
Ingeschreven: Geeft de gegevens weer van bezoekers die zich wel
hebben ingeschreven, maar nog niet hebben uitgeschreven. (De lijst
"Ingeschreven")
Uitgeschreven: Geeft de gegevens weer van bezoekers die zich hebben
uitgeschreven. (De lijst "Uitgeschreven")
OPMERKING
• Wanneer u de filtervoorwaarde wijzigt, worden de gegevens in de lijst
weergegeven en verandert de volgorde. (Bijvoorbeeld: Wanneer
"Ingeschreven" is geselecteerd, worden de inschrijvingsdatum en -tijd
weergegeven. Wanneer "Uitgeschreven" is geselecteerd, worden de
uitschrijvingsdatum en -tijd weergegeven.)
• Als de reserveringsfunctie voor bezoekers in de modus Beheerder is
uitgeschakeld (pagina 33), verandert "Gereserveerd" in "Vooraf geregistreerd"
en worden de gegevens weergegeven van bezoekers van wie de badges zijn
afgedrukt, maar die nog niet zijn ingeschreven (de lijst "Vooraf geregistreerd").
1
2
4
3
6
7
5
De modus Receptie
5
52
3 Hiermee kunt u de gegevens in de bezoekerslijst (4) doorzoeken.
4 Bezoekerslijst - Geeft de gegevens weer van bezoekers die in de database
zijn geregistreerd.
• De gegevens in deze lijst kunnen worden bijgewerkt door de voorwaarde
"Bezoekerslijst weergeven" te veranderen ("Gereserveerd" of "Vooraf
geregistreerd"/"Ingeschreven"/"Uitgeschreven") of de bezoekersgegevens.
• Aan de bezoekersbadge-ID wordt bij het verstrekken van een badge een
nummer tussen 001 en 999 toegekend, die op volgorde wordt
gerangschikt. De ID-nummering begint weer bij 001 wanneer nummer
999 is toegekend. De tekens "---" verschijnen als de badge nog niet is
verstrekt.
• Door op een kolomtitel te klikken wordt de lijst gesorteerd op de
gegevens die voor dat veld zijn ingevoerd.
• Wanneer u een rand van de kolom sleept, kunt u de breedte van de
kolom wijzigen.
5 Klik om een leeg bezoekersformulier weer te geven of om
bezoekersgegevens te wijzigen, te registreren of te verwijderen.
6 Voer bezoekersgegevens in of bewerk bestaande bezoekersgegevens.
Verder is het mogelijk gastheergegevens te doorzoeken en een foto van
bezoekers te maken.
7 Klik om bezoekersbadges of parkeerkaarten te maken en om bezoekers in
of uit te schrijven.
53
De modus Receptie
5
5-3. Bezoekersgegevens invoeren
Gegevens van bezoekers zonder reservering kunnen ter plekke worden ingevoerd.
OPMERKING
• Zie pagina 72 om gegevens van bezoekers met geplande afspraken van
tevoren in te voeren.
• Zie pagina 56 om gegevens in te voeren met gegevens van bezoekers die
in het verleden een bezoek hebben gebracht ("Uitgeschreven").
Nieuwe bezoekersgegevens invoeren
1. Klik op de knop [Nieuw].
OPMERKING
• Als de weergegeven bezoekersgegevens nog niet zijn opgeslagen,
verschijnt de vraag of u de bezoekersgegevens wilt wissen. Klik op de
knop [Reserveren] om de gegevens op te slaan.
De modus Receptie
5
54
2. Typ de bezoekersgegevens in. De gegevens moeten in de rood
omkaderde velden worden ingevoerd. Als u niets invoert,
kunnen er geen bezoekersgegevens worden geregistreerd.
OPMERKING
• De velden die verschijnen, verschillen van elkaar op basis van de
instellingen die in de modus Beheerder zijn geselecteerd.
• Er kunnen voor elk van de volgende velden niet meer dan 255 tekens
worden ingevoerd.
[Functie], [Achternaam], [Voornaam], [Organisatie], [Identificatiebewijs],
[Bestemming bezoeker], [Bericht].
1 Typ de persoonlijke identificatie van de bezoeker (bijvoorbeeld nummer
van rijbewijs of paspoort).
2 Voer de verwachte vertrekdatum in.
3 Voer alle berichten voor de bezoeker in (bijvoorbeeld "Vergaderkamer is
gewijzigd in 7B").
1
2
3
55
De modus Receptie
5
3. Typ de gastheergegevens in. De gegevens moeten in de rood
omkaderde velden worden ingevoerd. Als u niets invoert,
kunnen er geen bezoekersgegevens worden geregistreerd.
OPMERKING
• Er kunnen voor de volgende velden niet meer dan 255 tekens worden
ingevoerd.
[Naam], [Organisatie], [Contactgegevens].
• De rood omkaderde velden (verplichte velden) worden in de modus
Beheerder vastgesteld.
4 De knop
Als de gastheergegevens al zijn geregistreerd, klikt u op deze knop om
door de database te zoeken om de gastheergegevens eenvoudig in te
voeren. (pagina 58)
5 Typ de naam van de gastheer (persoon die bezocht wordt).
Wanneer de gegevens worden ingevoerd, wordt de database doorzocht
op geregistreerde gastheren en verschijnt er een lijst met mogelijke
treffers. Uit deze lijst selecteert u een gastheernaam om automatisch de
gastheernaam, de organisatiegegevens en telefoonnummers in te voeren.
6 Voer de organisatie van de gastheer in.
Als er een gastheernaam is gevonden in de zoekresultaten van de database,
verschijnt deze in de indeling "Organisatie1/Organisatie2". Als er slechts
één veld bij de gastheer is geregistreerd, verschijnt deze in de indeling
"Organisatie1".
4
5
6
7
De modus Receptie
5
56
7 Voer de telefoonnummers van de gastheer in.
Als er een gastheernaam is gevonden in de zoekresultaten van de
database, verschijnt deze in de indeling "Telefoonnummer1/
Telefoonnummer2". Als er slechts één veld bij de gastheer is
geregistreerd, verschijnt deze in de indeling "Telefoonnummer1".
4. Indien vereist, maakt u een foto van de bezoeker (pagina 60),
schrijft u hem in (pagina 63) of verstrekt u een bezoekersbadge
(pagina 68).
Bezoekersgegevens oproepen van eerdere
bezoeken ("Uitgeschreven")
Bezoekersgegevens kunnen eenvoudig worden ingevoerd door met
gegevens van bezoekers te gebruiken die in het verleden een
bezoek hebben gebracht ("Uitgeschreven").
1. Selecteer in de "Bezoekerslijst weergeven" de optie
"Uitgeschreven".
57
De modus Receptie
5
2. Selecteer de bezoeker van wie u de gegevens wilt gebruiken.
OPMERKING
• U voert een zoekactie uit door in het zoekvak de bezoekersnaam in te voeren.
3. Indien nodig bewerkt u de gegevens in het bezoekersformulier.
4. Indien nodig, maakt u een foto van de bezoeker (pagina 60),
schrijft u hem in (pagina 63) of verstrekt u een bezoekersbadge
(pagina 68).
De modus Receptie
5
58
Naar gastheergegevens zoeken
U kunt een host die in de database is geregistreerd, opzoeken om
op eenvoudige wijze de gastheergegevens in te voeren.
1. Klik op de knop .
2. Typ gegevens in het tekstvak "Voornaam", "Achternaam",
"Organisatie 1" of "Organisatie 2" en klik op de knop [Zoeken].
OPMERKING
• Er kunnen voor elk veld niet meer dan 255 tekens worden ingevoerd.
59
De modus Receptie
5
3. De gastheergegevens zijn opgezocht.
4. Selecteer de gastheer van wie u de gegevens wilt invoeren in
het bezoekersformulier.
5. Klik op de knop [OK].
De gegevens van de geselecteerde gastheer worden in het
bezoekersformulier ingevoerd.
De modus Receptie
5
60
5-4. Bezoekersfoto's op badges opnemen
U kunt een foto maken en op de bezoekersbadges zetten.
OPMERKING
• Het is afhankelijk van de instellingen die in de modus Beheerder zijn
opgegeven, of de fotofunctie mogelijk is.
• Er moet een webcamera (niet aanwezig in de VM-100) zijn aangesloten
om foto's te maken.
• Voor de beste resultaten maakt u foto's van bezoekers waarbij het licht
achter u valt.
• Vanwege het feit dat er veel verschillende typen webcamera's op de markt
zijn, kan Brother niet garanderen dat alle webcamera's functioneren met
de VM-100. Ga voor een lijst met aanbevolen webcamera's naar onze
website op http://www.brother.com.
1. Klik in het bezoekersformulier op de knop .
In het dialoogvenster Camerabeeld verschijnt het beeld van de camera
(videobeeld).
61
De modus Receptie
5
2. Plaats de bezoeker voor de camera zodat zijn gezicht goed
binnen het frame is geplaatst, en klik op de knop [Foto maken].
De foto van de bezoeker wordt geïmporteerd en verschijnt op het scherm. De
knop [Foto maken] verandert in de knop [Opnieuw foto maken].
OPMERKING
• Klik op de knop [Opnieuw foto maken] om de foto opnieuw te maken.
3. Klik op de knop [Opslaan].
De foto wordt in de database opgeslagen.
De modus Receptie
5
62
5-5. Een voorbeeld weergeven van
bezoekersbadges
Volg de onderstaande stappen om een voorbeeld weer te geven van de
bezoekersbadges voordat u ze maakt.
1. Klik op de knop [Voorbeeld].
2. Bekijk het voorbeeld van de badge en klik op de knop [Sluiten]
om het dialoogvenster te sluiten.
OPMERKING
• Klik op de knop [Badge afdrukken] om de bezoekersbadge af te drukken
zonder dat de bezoeker wordt ingeschreven. Zie pagina 63 om de
bezoeker in te schrijven.
63
De modus Receptie
5
5-6. Bezoekers inschrijven
(bezoekersbadges verstrekken)/
Uitschrijven
Inschrijven
Bezoekersbadges worden verstrekt op het moment dat de bezoeker
wordt ingeschreven.
1. Voer een van de volgende bewerkingen uit.
• Als er een reservering voor de bezoeker is gemaakt, selecteert u de gegevens
van die bezoeker in de lijst "Gereserveerd", om deze in te schrijven.
(hieronder weergegeven).
• Als er geen reservering voor de bezoeker is gemaakt, maar deze bezoeker in
het verleden al een bezoek heeft gebracht, selecteert u de gegevens van die
bezoeker in de lijst "Uitgeschreven" (pagina 56), om deze in te schrijven.
• Als er geen reservering voor de bezoeker is gemaakt, voert u de gegevens
van die bezoeker in het bezoekersformulier (pagina 53) in om hem in te schrijven.
OPMERKING
• U voert een zoekactie uit door in het zoekvak de bezoekersnaam in te voeren.
De modus Receptie
5
64
2. Klik op de knop [Inschrijven en badge afdrukken].
OPMERKING
• Als de gastheer niet is geregistreerd, verschijnt er een bevestigingsbericht.
Klik op de knop [OK] om verder te gaan met de inschrijving. Klik op de
knop [Annuleren] om terug te keren naar stap 2. Als er meerdere bezoekers
zijn geselecteerd bij stap 1, verschijnen alleen de bezoekersgegevens
waarbij er een niet geregistreerde gastheer werd ingevoerd. Controleer
de gastheergegevens.
3. Als er een bericht is ingevoerd bij de bezoekersgegevens, klikt
u op de knop [Ja] om het bericht af te drukken, of op [Nee] om
het bericht niet af te drukken.
4. Klik op de knop [OK] om het toevoegen van gegevens van een
ingeschreven bezoeker te annuleren. Klik op de knop [Doorgaan]
om een andere bezoeker in te schrijven.
OPMERKING
• Het klikken op de knop [Doorgaan] is handig wanner u gegevens wilt
toevoegen voor vergezellende bezoekers, omdat alle gegevens voor de
ingeschreven bezoeker in het bezoekersformulier blijft staan, behalve de
achter- en de voornaam.
65
De modus Receptie
5
5. Als u bij stap 4 op de knop [Doorgaan] hebt geklikt, voert u de
gegevens in voor de vergezellende bezoeker en herhaalt u stap
2 t/m
4 om de bezoeker in te schrijven.
De bezoekersgegevens worden toegevoegd aan de lijst "Ingeschreven".
Als de bezoeker werd geselecteerd in de lijst "Uitgeschreven", wordt de
bezoeker aan de database toegevoegd als een pas geregistreerde bezoeker.
Als de datum die voor een verwacht vertrek wordt opgegeven, voor de
aankomstdatum valt, verandert de vertrekdatum in de aankomstdatum.
OPMERKING
• Als de bezoekersbadge al is afgedrukt, wordt de bezoeker gewoon
ingeschreven en wordt de badge niet afgedrukt.
De modus Receptie
5
66
Uitschrijven
1. Selecteer in de lijst "Ingeschreven" de gegevens van de
bezoeker die u wilt uitschrijven.
OPMERKING
• U voert een zoekactie uit door in het zoekvak de badge-ID of naam van de
bezoeker in te voeren.
67
De modus Receptie
5
2. Klik op de knop [Uitschrijven].
3. Klik op de knop [OK].
De bezoeker wordt uitgeschreven en zijn gegevens worden toegevoegd aan
de lijst "Uitgeschreven".
De modus Receptie
5
68
5-7. Bezoekers badges verstrekken
zonder hen in te schrijven
Een bezoekersbadge kan worden verstrekt zonder de bezoeker in te schrijven.
1. Voer een van de volgende bewerkingen uit.
• Als er een reservering voor de bezoeker is gemaakt, selecteert u de
gegevens van de bezoeker aan wie een bezoekersbadge moet worden
verstrekt in de lijst "Gereserveerd" (zie hieronder).
OPMERKING
• U voert een zoekactie uit door in het zoekvak de bezoekersnaam in te voeren.
• Als er geen reservering voor de bezoeker is gemaakt, maar deze bezoeker in
het verleden al een bezoek heeft gebracht, selecteert u de gegevens van die
bezoeker aan wie een bezoekersbadge moet worden verstrekt in de lijst
"Uitgeschreven".
OPMERKING
• U selecteert gegevens voor meerdere bezoekers door de toets [Ctrl]
ingedrukt te houden terwijl u op de bezoekersgegevens klikt.
• Als er geen reservering voor de bezoeker is gemaakt, voert u de gegevens
van die bezoeker aan wie een bezoekersbadge moet worden verstrekt, in het
bezoekersformulier (pagina 53).
69
De modus Receptie
5
2. Klik op de knop [Badge afdrukken].
Het bevestigingsdialoogvenster voor inschrijven verschijnt.
De modus Receptie
5
70
3. Klik op de knop [Nee].
Er wordt een bezoekersbadge verstrekt met de geselecteerde
bezoekersgegevens of met de gegevens uit het formulier. Bovendien wordt
de badge-ID van de bezoeker in de lijst "Gereserveerd" of "Vooraf geregistreerd"
ingevoerd. De bezoeker wordt niet ingeschreven.
OPMERKING
• Als er een bezoekersrecord wordt geselecteerd waaraan al eerder een
badge-ID is toegewezen en waarvan de gegevens worden bewerkt of de
badge opnieuw wordt afgedrukt, wordt de record als nieuw geregistreerd.
4. Klik op de knop [OK].
71
De modus Receptie
5
5-8. Parkeerkaarten verstrekken
1. Open de bezoekersrecord waarvoor u een parkeerkaart wilt
verstrekken en klik op de knop [Parkeerkaart afdrukken].
2. Typ het nummer.
OPMERKING
• Als de instellingen in de modus Beheerder zo zijn ingesteld dat het niet
nodig is om een nummer in te voeren, wordt de parkeerkaart afgedrukt en
kunt u stap 2 en 3 overslaan.
3. Klik op de knop [Afdrukken].
De parkeerkaart wordt afgedrukt met de relevante informatie.
De modus Receptie
5
72
5-9. Bezoekersreserveringen maken
Bezoekersgegevens kunnen van tevoren worden ingevoerd en er kan een
reservering worden gemaakt voor de bezoeker.
1. Voer een van de volgende bewerkingen uit.
• Voer de gegevens in van de nieuwe bezoeker. (pagina 53)
• Als een bezoeker in het verleden al een bezoek heeft gebracht, selecteert
u de gegevens van de bezoeker voor wie u de reservering wilt maken, in de
lijst "Uitgeschreven". (zie hieronder)
OPMERKING
• U voert een zoekactie uit door in het zoekvak de bezoekersnaam in te voeren.
• Als er gegevens zijn ingevoerd in het tekstvak "Bericht", wordt het bericht
ook afgedrukt wanneer de bezoekersbadge wordt afgedrukt.
• Als de ingevoerde gastheergegevens niet in de gastheerdatabase zijn
geregistreerd, verschijnt er een bevestigingsbericht.
2. Indien nodig bewerkt u de gegevens in het bezoekersformulier.
73
De modus Receptie
5
3. Klik op de knop [Reserveren].
De ingevoerde of geselecteerde bezoekersgegevens worden toegevoegd
aan de lijst "Gereserveerd".
Als er een aankomstdatum wordt opgegeven die voor de huidige datum valt,
verandert de aankomstdatum in de huidige datum.
Als de datum die voor een verwacht vertrek wordt opgegeven, voor de
verwachte aankomstdatum valt, verandert de vertrekdatum in de aankomstdatum.
4. Klik op de knop [Doorgaan] om reserveringen te maken voor
meerdere bezoekers. Ga verder met stap 5.
U voltooit het maken van reserveringen door op de knop [OK]
te klikken om het dialoogvenster te sluiten.
5. Bewerk de gegevens in het bezoekersformulier en klik op de
knop [Reserveren].
6. Herhaal stap 4 en 5 totdat u de gegevens van alle geselecteerde
bezoekers hebt ingevoerd.
7. Klik op de knop [OK] om het dialoogvenster te sluiten.
De modus Receptie
5
74
5-10. Bezoekersreserveringen bewerken
De reserveringsgegevens kunnen alleen worden bewerkt voor bezoekers aan wie
nog geen bezoekersbadge is verstrekt. Als de bezoeker al een badge heeft
gekregen, kunnen de reserveringsgegevens niet worden bewerkt.
1. Selecteer in de lijst "Gereserveerd" de bezoeker van wie u de
gegevens wilt bewerken.
OPMERKING
• U voert een zoekactie uit door in het zoekvak de badge-ID of naam van de
bezoeker in te voeren.
• Alleen de badge-ID's van bezoekers aan wie een badge is verstrekt,
worden weergegeven.
• Als er een bezoekersrecord wordt geselecteerd waaraan al eerder een
badge-ID is toegewezen en waarvan de gegevens worden bewerkt of de
badge opnieuw wordt afgedrukt, wordt de record als nieuw geregistreerd.
2. Bewerk de bezoekersgegevens.
75
De modus Receptie
5
3. Klik op de knop [Overschrijven].
4. Klik op de knop [Ja].
De bewerkte bezoekersgegevens worden opgeslagen en toegevoegd aan de
lijst "Gereserveerd".
Als er een aankomstdatum wordt opgegeven die voor de huidige datum valt,
verandert de aankomstdatum in de huidige datum.
Als de datum die voor een verwacht vertrek wordt opgegeven, voor de
verwachte aankomstdatum valt, verandert de vertrekdatum in de aankomstdatum.
De modus Receptie
5
76
5-11. Bezoekersgegevens verwijderen
1. Selecteer in de lijst "Gereserveerd" of "Uitgeschreven" de
bezoeker van wie u de gegevens wilt verwijderen.
OPMERKING
• U voert een zoekactie uit door in het zoekvak de bezoekersnaam in te voeren.
2. Klik op de knop [Verwijderen].
3. Klik op de knop [Ja].
De geselecteerde bezoekersgegevens worden verwijderd uit de lijst
"Gereserveerd" of "Uitgeschreven".
OPMERKING
• De gegevens die uit de lijsten "Uitgeschreven" of "Gereserveerd" worden
verwijderd, worden wel uit het venster, maar niet uit de bezoekerslog
verwijderd.
77
De modus Receptie
5
5-12. Noodrapporten afdrukken
In noodgevallen kan er een noodrapport (lijst van bezoekers die momenteel staan
ingeschreven) worden weergegeven en afgedrukt door te klikken op de knop
[Noodrapport]. Het noodrapport bevat de bezoekersnaam, bedrijfsnaam en
bestemming alsook de naam van de gastheer en de organisatie.
Zie de procedure beschreven in "Modus Beheerder" voor meer informatie
(pagina 47).
5-13. De Bezoekerslijst importeren
U kunt een lijst met bezoekers importeren. Na het importeren wordt de informatie
toegevoegd aan de bestaande bezoekerslijst.
1. Klik in het menu [Bestand] op [Bezoekerslijst importeren...].
2. Geef het bestand op met de gegevens die u wilt importeren.
Selecteer de indeling van het bestand dat u wilt importeren en
klik op [Openen].
De modus Receptie
5
78
3. Selecteer het scheidingsteken en selecteer of de eerste regel
de veldnamen moet bevatten.
1 Selecteer Komma, Tab, Spatie of Puntkomma als het scheidingsteken in
het bestand voordat het wordt geconverteerd.
2 Geeft een voorbeeld weer van hoe het geconverteerde bestand eruit komt
te zien.
3 Schakel dit selectievakje in als de tekst moet worden geïmporteerd met de
veldnamen in de eerste regel en de veldgegevens in de tweede regel.
Schakel deze optie uit als u de tekst wilt importeren met de veldgegevens
in de eerste regel.
4. Klik op de knop [Volgende].
5. Geef op hoe de velden in het te importeren bestand aan de
velden in de bezoekerslijst worden toegewezen.
1
2
3
2
1
3
79
De modus Receptie
5
1 De velden in de bezoekerslijst staan in de eerste rij. Selecteer in de
vervolgkeuzelijsten die in de tweede rij verschijnen, het veld uit het te
importeren bestand dat aan het veld in de bezoekerslijst moet worden
toegewezen.
2 Geeft een voorbeeld weer van de inhoud van de bezoekerslijst nadat het
bestand is geïmporteerd. Als "(Geen)" niet is geselecteerd bij 1, worden
de gegevens van het geselecteerde veld weergegeven.
3 Geeft de gegevens weer in het bestand dat u wilt importeren. Alleen de
gegevenskolommen van toegewezen velden (waarbij "(Geen)" niet is
geselecteerd bij 1) worden weergegeven.
6. Klik op de knop [OK].
Het bestand wordt geïmporteerd met de opgegeven instellingen
en het venster van de modus Receptie wordt weergegeven.
5-14. Back-up maken van
bezoekersgegevens
U kunt maximaal tien back-upbestanden maken om bezoekersgegevens op te
slaan. Back-upbestanden ouder dan de tien meest recente bestanden, worden
verwijderd.
1. Klik op "Back-up maken" in het menu "Bestand".
Er wordt een back-up gemaakt van de bezoekersgegevens.
OPMERKING
• Als de instellingen in de modus Beheerder zo zijn ingesteld dat er
automatisch een back-up wordt gemaakt, worden de gegevens
opgeslagen telkens wanneer de VM-100 wordt afgesloten. (pagina 36)
• Wanneer u het back-upbestand wilt herstellen als het databasebestand is
beschadigd, gaat u naar "Het back-upbestand herstellen" (pagina 48).
80
6 De modus Zelf
inchecken
De modus Zelf inchecken kan door bezoekers worden gebruikt om bezoekersbadges
te maken en zichzelf in te schrijven. De gebruiker moet wel zijn aangemeld bij de
computer met beheerdersrechten om deze functie te kunnen gebruiken.
6-1. Startscherm van de modus Zelf inchecken
Aanmelden bij de modus Zelf inchecken. (pagina 15)
Het volgende scherm verschijnt.
Dit scherm verschijnt ook als er tijdens de procedure een time-out optreedt
wanneer de modus Zelf inchecken wordt gebruikt.
OPMERKING
• In de modus Zelf inchecken kunnen geen foto's worden gemaakt. Als u de
modus Zelf inchecken gebruikt, maakt u een badge zonder foto.
• Bezoekers kunnen niet worden uitgeschreven wanneer de modus Zelf
inchecken wordt gebruikt. Bezoekersbadges dienen bij vertrek te worden
ingeleverd en bewaard totdat een receptionist of beheerder de bezoekers
uitschrijft in de modus Receptie.
• Bij de modus Zelf inchecken kan het foutbericht "Neem rechtstreeks contact
op met een bediende of uw gastheer. Sorry voor het ongemak." verschijnen.
Het is raadzaam om een bordje naast de printer te zetten met de
noodzakelijke contactgegevens in het geval er een foutbericht verschijnt.
1 Geeft diverse berichten weer.
2 Klik op deze knop om naar het volgende scherm te gaan.
3 Geeft een voorbeeld van een bezoekersbadge.
4 Klik op deze knop om af te sluiten. Deze bewerking is alleen toegestaan
voor beheerders en receptionisten.
1
2
4
3
81
De modus Zelf inchecken
6
6-2. Bezoekersbewerkingen
Bezoekers volgen de instructies op het scherm om hun naam en bedrijfsnaam in
te voeren. Het is afhankelijk van de instellingen die in de modus Beheerder zijn
opgegeven, of het voor bepaalde velden nodig is gegevens in te voeren. Wanneer
de bezoeker op de knop [AFDRUKKEN] klikt in het laatste scherm, wordt de
bezoekersbadge verstrekt en wordt de bezoeker ingeschreven.
Als er gedurende 30 seconden geen bewerking wordt uitgevoerd in een van de
schermen, treedt er tijdens de procedure een time-out op. In dit geval worden alle
ingevoerde gegevens gewist en wordt het startscherm opnieuw weergegeven.
OPMERKING
• De items die zijn ingevoerd en het aantal stappen in de procedure verschillen
afhankelijk van de instellingen die zijn opgegeven in de modus Beheerder.
1. Klik op de knop
[TREED
BINNEN]
.
2. Voer de
noodzakelijke
gegevens in en klik
op de knop
[VOLGENDE]
.
3. Controleer de
badge-inhoud en klik
op de knop
[OK]
.
4. Klik op de knop
[AFDRUKKEN]
om een
bezoekersbadge
te verstrekken.
De modus Zelf inchecken
6
82
6-3. De modus Zelf inchecken sluiten of
het noodrapport afdrukken
Er moet een wachtwoord worden ingevoerd om de modus Zelf inchecken te
sluiten of om het noodrapport af te drukken. Deze bewerkingen kunnen alleen
worden uitgevoerd door gebruikers met beheerders- of receptionistrechten.
Ontgrendelen
1. Klik in het startscherm van de modus Zelf inchecken op .
83
De modus Zelf inchecken
6
2. Typ de gebruikersnaam en het wachtwoord.
OPMERKING
• Als er gedurende 30 seconden geen bewerking is uitgevoerd terwijl de
toepassing is ontgrendeld, wordt de toepassing teruggezet in de
vergrendelde status.
3. Klik op de knop [OK].
De toepassing wordt ontgrendeld en de knoppen [Afsluiten] en [Noodrapport]
verschijnt.
1 Klik hierop om de modus Zelf inchecken te sluiten en het dialoogvenster
Aanmelden weer te geven.
2 Klik hierop om een noodrapport af te drukken. (pagina 47)
1
2
84
7 Lay-outs aanpassen
Vooraf ingestelde lay-outs kunnen worden bewerkt en aangepast. De posities van
items, de groottes van logo's en foto's en de lettertypen kunnen worden gewijzigd
en items kunnen worden verwijderd. U past de lay-outs aan met P-touch Editor
5.0 wat te vinden is op de cd-rom die met de QL-labelprinter is geleverd.
OPMERKING
• Items kunnen niet worden bewerkt om extra invoergebieden te maken.
1. Bepaal met de lijst met lay-outs de bestandsnaam voor de te
bewerken lay-out.
(pagina 29 - pagina 31)
2. Klik op [Start] - [Alle programma's] - [Brother P-touch] -
[P-touch Editor 5.0] om P-touch Editor 5.0 te starten.
85
Lay-outs aanpassen
7
3. Klik op [Bestand openen].
4. Open de lay-out die u wilt bewerken.
Blader naar de map op C:\Program Files\Brother\VM-100\
Template\Badge en selecteer het bestand met de naam die u bij
stap 1 hebt opgegeven.
Lay-outs aanpassen
7
86
5. Selecteer in het lay-outgebied het item dat u wilt verplaatsen en
sleep het naar de gewenste locatie.
6. Selecteer alle items die u van grootte wilt veranderen en rek ze
uit tot de gewenste grootte.
U kunt ook elk willekeurig tekstobject selecteren en het lettertype wijzigen.
7. Sla de bewerkte lay-out op als een nieuwe.
Selecteer "Bestand" op de werkbalk en klik op "Exporteren".
8. Selecteer "Sjabloon" en klik op de knop [OK].
87
Lay-outs aanpassen
7
9. Bij Windows Vista
®
/Windows
®
7
Geef in het vak "Zoeken in" de optie
"C:\ProgramData\Brother\VM-100\Template\Mijn badges" op.
Bij Windows
®
XP
Geef in het vak "Zoeken in" de optie "C:\Documents and
Settings\All Users\Application Data\Brother\VM-100\
Template\Mijn badges" op.
OPMERKING
• Als het databasebestand op een server staat, slaat u het sjabloon op
dezelfde server op. Geef in het vak "Geef de map voor aangepaste
lay-outs op" op het tabblad "Algemeen" van het dialoogvenster Optie van
VM-100 de map op die hier wordt opgegeven.
10. Klik op de knop [Opslaan].
De bewerkte lay-out wordt als een sjabloon in de opgegeven map opgeslagen.
88
8 VM-100 verwijderen
1. Bij Windows Vista
®
/Windows
®
7
Vanaf het [Configuratiescherm] - [Programma's] -
[Programma's en onderdelen].
Het dialoogvenster [Een programma verwijderen of wijzigen] verschijnt.
Bij Windows
®
XP
Klik op [Start] - [Configuratiescherm] - [Software].
Het dialoogvenster [Software] verschijnt.
2. Voor Windows Vista
®
/Windows
®
7
Selecteer [Brother Visitor Badge & Management] en klik op
[Installatie ongedaan maken].
Voor Windows
®
XP
Selecteer [Brother Visitor Badge & Management] en klik op
[Verwijderen].
3. Klik op [OK].
De bewerking voor verwijderen wordt gestart. Nadat de software wordt
verwijderd uit de computer, verschijnt het dialoogvenster [Onderhoud
voltooid].
OPMERKING
• Selecteer [Brother P-touch Editor 5.0] bij stap 2 om P-touch
Editor 5.0 te verwijderen.
89
9 Problemen oplossen
Probleem Mogelijke oorzaak Paginaverwijzing
De modus Beheerder
De VM-100-software kan niet
worden gestart voor het eerste
gebruik.
De gebruiker moet met beheerdersrechten zijn
aangemeld op zijn/haar computer om deze functie
te kunnen uitvoeren.
pagina 11
U bent het
beheerderswachtwoord
vergeten en u kunt zich niet
aanmelden bij de
VM-100-software.
Verwijder het VM100DB.vmb-bestand uit de
databasemap (deze is standaard opgeslagen in
C:\Documents and Settings\All Users\Application
Data\Brother\VM-100. Voor Windows Vista
®
/
Windows
®
7 is dit C:\ProgramData\Brother\VM-100).
Hiermee verwijdert u alle ingevoerde gegevens en
aanmeldingsdetails. Start de VM-100-software
opnieuw. U wordt nu gevraagd om het databasepad
en de beheerdersaanmeldingsgegevens opnieuw te
configureren.
pagina 14
Hoe kan ik de VM-100-software
op meerdere computers op
dezelfde bedrijfslocatie
gebruiken?
Als u de VM-100-software op meerdere computers
op dezelfde bedrijfslocatie wilt gebruiken, moet u de
software op elke computer installeren en een locatie
voor het nieuwe databasebestand selecteren
(pagina 12). U kunt elk bezoekerslog als bestanden
in de CSV-indeling exporteren om samen te voegen
met behulp van Microsoft
®
Excel
®
(of vergelijkbare
software).
-
Er kan geen toegang tot de
database worden verkregen.
De gebruiker moet met beheerdersrechten zijn
aangemeld op zijn/haar computer om deze functie
te kunnen uitvoeren.
Is het pad naar het bestand correct opgegeven?
Als het bestand niet kan worden geopend, zelfs als
het bestandspad goed is opgegeven, is het bestand
mogelijk beschadigd. Gebruik een back-upbestand.
-
pagina 36
pagina 48
Er kan geen logo worden
opgegeven wanneer u het logo
in de lay-out wilt vervangen.
Als het databasebestand op een server staat, slaat
u het logobestand op dezelfde server op. Als het
databasebestand op een lokale computer staat, slaat
u het logobestand op dezelfde lokale computer op.
pagina 36
pagina 84
U kunt een aangepaste lay-out
selecteren.
Is de lay-out op een juiste locatie opgeslagen?
Als het databasebestand op een server staat, slaat
u de aangepaste lay-out op dezelfde server op.
Staat het databasebestand op een lokale computer,
dan slaat u de aangepaste lay-out op dezelfde
lokale computer op.
pagina 36
pagina 84
Een aangepaste lay-out kan
niet goed worden afgedrukt.
Bevat de aangepaste lay-out meer items dan de
oorspronkelijke vooraf ingestelde lay-out?
Met VM-100 kan het aantal items in de lay-out niet
worden verhoogd. Bewerk de lay-out door items te
verplaatsen of te verwijderen.
pagina 84
De modus Receptie
De bezoekersbadge wordt niet
afgedrukt.
Is er een printer aangesloten en is deze
ingeschakeld?
-
-
Is de DK-rol in de printer geïnstalleerd? -
Als er rechtsonder in het venster een bericht verschijnt,
volgt u de instructies die worden aangegeven.
-
Het printerstuurprogramma is mogelijk niet de
nieuwste versie. Download het nieuwste
printerstuurprogramma vanaf het Brother Solutions
Center. http://solutions.brother.com/
-
Problemen oplossen
9
90
De modus Receptie
Er kunnen geen reserveringen
worden gemaakt. (De knop
[Reserveren] is niet
beschikbaar.)
Is de reserveringsfunctie uitgeschakeld door de
beheerder?
pagina 33
Zijn er meerdere bezoekers in de lijst geselecteerd?
U kunt de gegevens van slechts één bezoeker
tegelijk opslaan.
pagina 72
pagina 74
Reserveringsgegevens kunnen
niet worden bewerkt.
De reserveringsgegevens kunnen niet worden
bewerkt van bezoekers aan wie een
bezoekersbadge is verstrekt.
-
Reserveringsgegevens kunnen
niet worden overschreven.
Is de reserveringsfunctie uitgeschakeld door de
beheerder?
pagina 33
De knop [Verwijderen] is
niet klikbaar.
U kunt geen gegevens verwijderen van een
bezoeker die niet is ingeschreven. Schrijf de
bezoeker uit en verwijder zijn gegevens.
pagina 66
pagina 76
De knop [Overschrijven] is
niet beschikbaar.
Is de reserveringsfunctie uitgeschakeld door de
beheerder?
pagina 33
Zijn er meerdere bezoekers in de lijst geselecteerd?
U kunt de gegevens van slechts één bezoeker tegelijk
opslaan.
pagina 72
pagina 74
U kunt geen gegevens wijzigen van bezoekers die
zijn ingeschreven of voor wie er een reservering is
gemaakt en van wie de badge is afgedrukt. Maak
een nieuwe reservering met de nieuwe
bezoekersgegevens of schrijf de bezoeker in met
de nieuwe gegevens, en verwijder de record en
badge van de oude bezoekersgegevens.
pagina 72
pagina 74
pagina 76
Een bezoeker kan niet worden
ingeschreven.
Zijn er voor elk verplicht veld gegevens ingevoerd? pagina 53
Er kunnen geen gegevens
worden ingevoerd voor de
verwachte datum en tijd.
Is de reserveringsfunctie uitgeschakeld door de
beheerder?
pagina 33
De tekens "---" verschijnen voor
de gastheernaam in een lijst.
De opgegeven gastheergegevens zijn verwijderd. -
Het noodrapport kan niet
worden afgedrukt.
Is er een printer aangesloten en is deze
ingeschakeld?
Is het printerstuurprogramma geïnstalleerd op de
computer die de afdrukopdracht verstuurt?
Is de printer voor het afdrukken van het noodrapport
als de standaard printer ingesteld?
Het noodrapport kan alleen worden afgedrukt met
de standaardprinter.
-
Probleem Mogelijke oorzaak Paginaverwijzing
91
Problemen oplossen
9
De modus Zelf inchecken
Een bezoeker kan geen
bezoekersgegevens in de
modus Zelf inchecken
invoeren.
Controleer knop [Optie] - tabblad [Receptie] -
"Instellingen voor velden met bezoekersgegevens"
van de modus Beheerder. Bezoekers kunnen geen
gegevens weergeven of invoeren in categorieën
waarbij de optie "Niet nodig" is geselecteerd. U voegt
de categorie aan de velden Bezoekersgegevens toe
door de instellingen te veranderen in "Niet nodig",
"Vereist" of "Optioneel", zodat bezoekers gegevens
kunnen invoeren.
pagina 33
Taakbeheer kan worden gestart
wanneer u in de modus Zelf
inchecken bent.
Ter voorkoming van onbevoegde toegang tot
Taakbeheer moet u zich bij Windows
®
als
Beheerder hebben aangemeld.
-
Probleem Mogelijke oorzaak Paginaverwijzing
92
10 Foutberichten
Foutbericht Oplossing
Er kan geen toegang tot de database worden
verkregen.
Controleren of het pad goed is opgegeven.
Controleer of het pad naar het bestand correct is opgegeven.
Als het bestand niet kan worden geopend, zelfs als het
bestandspad goed is opgegeven, is het bestand mogelijk beschadigd.
Gebruik een back-upbestand.
Alle gegevensvelden zijn leeg. Vul de verplichte velden in.
Back-updirectory bestaat niet • Bevestig de locatie van de back-upbestanden die door de
beheerder is ingesteld.
• De VM-100-software kan de back-upbestanden niet openen.
Controleer de lokale verbinding of de netwerkverbinding.
• Zorg dat de momenteel aangemelde gebruiker naar de
back-updatabasemap kan schrijven. Vraag dit na bij uw
computerbeheerder als u twijfelt.
Het wachtwoord komt niet overeen. Typ het wachtwoord nogmaals.
Bevestig het wachtwoord.
Onjuist wachtwoord Bevestig het wachtwoord.
De ingevoerde gebruikersnaam is niet
geregistreerd.
Bevestig de gebruikersnaam.
Er bestaat al een gebruiker met deze naam. De database bevat al een gebruiker met deze naam.
Back-upbestand "bestandsnaam" bestaat niet. • Controleer of het pad naar het bestand correct is ingevoerd.
• Typ het juist pad naar het gewenste bestand.
De gebruikersnaam bevat ongeldige tekens.
Gebruikersnamen mogen 255 tekens lang zijn
en moeten alfanumerieke tekens bevatten.
De gebruikersnaam bevat ongeldige tekens. Geef een
gebruikersnaam op met alfanumerieke tekens.
Het wachtwoord bevat ongeldige tekens.
Wachtwoorden moeten tussen 6 en 255 tekens
lang zijn en alfanumerieke tekens bevatten.
Het wachtwoord bevat ongeldige tekens. Geef een wachtwoord
op met alfanumerieke tekens.
Deze gebruiker is niet geautoriseerd als
beheerder.
Deze gebruiker is niet bevoegd om zich aan te melden bij de
modus Beheerder.
Niet alle beheerders kunnen worden verwijderd.
Er moet ten minste 1 beheerder zijn.
Laat ten minste één beheerder staan.
Exporteren is mislukt. Er is mogelijk geen geheugen meer beschikbaar.
De map is mogelijk tegen schrijven beveiligd.
Als deze fout nog niet kan worden hersteld, start u de toepassing
opnieuw op.
Het bestandstype van de "bestandsnaam" is
onbekend.
De bestandsindeling van de "bestandsnaam" is onjuist.
Wanneer u deze functie wilt voltooien, moet er
een compatibel printerstuurprogramma zijn
geïnstalleerd.
Installeer het printerstuurprogramma.
Printer is niet aangesloten. Sluit een printer aan.
Er is een ongeldige waarde ingevoerd. Voer de
juiste tijd in.
Typ de juiste tijd.
93
Foutberichten
10
Er is geen webcam aangesloten. Sluit een webcamera aan.
Controleer of het stuurprogramma voor de webcamera
is geïnstalleerd.
Er zijn geen bezoekersgegevens gevonden die
overeenkomen met de zoekvoorwaarden.
Controleer de zoekvoorwaarden.
Ongeldige datums.
Einddatum kan niet eerder zijn dan begindatum.
Controleer de einddatum en de startdatum.
Er bestaat al een gastheer met deze gegevens. Er bestaat al een gastheer met deze gegevens in de database.
Badgesjabloon is niet gevonden. Controleer of de beheerder het badgesjabloon niet heeft
verplaatst of verwijderd.
Parkeerkaartsjabloon is niet gevonden. Controleer of de beheerder de parkeerkaart niet heeft verplaatst
of verwijderd.
Neem rechtstreeks contact op met een bediende
of uw gastheer. Sorry voor het ongemak.
• Controleer de printerinstellingen.
• Controleer of het databasebestand te vinden is via het huidig
opgegeven bestandspad. Als het databasebestand op een
netwerkcomputer staat, gaat u na of het netwerk correct
functioneert. Als de database nog steeds niet kan worden
geopend, is deze mogelijk beschadigd. Daarom moet u het
back-upbestand herstellen. (pagina 48)
• Sluit de modus Zelf inchecken en volg de instructies die
rechtsonder in het scherm verschijnen.
De verwachte aankomstdatum staat in een
onherkenbare indeling. De gegevens worden
gewijzigd in de datum van vandaag en
geïmporteerd.
Controleer of het veld juist is toegewezen.
Controleer of de datumgegevens juist zijn.
De voorbeeldindeling wordt bij het importeren weergegeven in
het scherm.
Controleer of het veld alleen maar datumgegevens bevat.
De verwachte aankomsttijd staat in een
onherkenbare indeling. De gegevens worden
gewijzigd in 00:00 en geïmporteerd.
Controleer of het veld juist is toegewezen.
Controleer of de tijdgegevens juist zijn.
De voorbeeldindeling wordt bij het importeren weergegeven in
het scherm.
Controleer of het veld alleen maar tijdgegevens bevat.
De verwachte vertrekdatum staat in een
onherkenbare indeling. De gegevens worden
gewijzigd in de datum van vandaag en
geïmporteerd.
Controleer of het veld juist is toegewezen.
Controleer of de datumgegevens juist zijn.
De voorbeeldindeling wordt bij het importeren weergegeven in
het scherm.
Controleer of het veld alleen maar datumgegevens bevat.
Het doel van het bezoek staat in een
onherkenbare indeling. De gegevens worden
gewijzigd in "Conferentie" en geïmporteerd.
Controleer of het veld juist is toegewezen.
Controleer of de gegevens voor het doel van het bezoek juist zijn.
De voorbeeldindeling wordt bij het importeren weergegeven in
het scherm.
Controleer of het veld alleen maar gegevens voor het doel van
het bezoek bevat.
Foutbericht Oplossing
94
11 Referentie
11-1. Hoofdspecificaties
Besturingsomgeving
*1 De computer moet voldoen aan de aanbevelingen van Microsoft
®
voor het
geïnstalleerde besturingssysteem.
*2 Vereiste beschikbare schijfruimte wanneer de software met alle opties
wordt geïnstalleerd.
Items Specificaties
Besturingssysteem
*1
Windows
®
XP SP2 of nieuwer/Windows Vista
®
/Windows
®
7
Internet Explorer Internet Explorer 6.0 of nieuwer
Interface USB-poort (USB Spec. 1.1- of 2.0-protocol)
Vaste-schijfruimte Meer dan 70 MB
*2
Overig Cd-romstation
… 24 …

Hulp nodig? Stel uw vraag in het forum

Spelregels

Misbruik melden

Gebruikershandleiding.com neemt misbruik van zijn services uitermate serieus. U kunt hieronder aangeven waarom deze vraag ongepast is. Wij controleren de vraag en zonodig wordt deze verwijderd.

Product:

Bijvoorbeeld antisemitische inhoud, racistische inhoud, of materiaal dat gewelddadige fysieke handelingen tot gevolg kan hebben.

Bijvoorbeeld een creditcardnummer, een persoonlijk identificatienummer, of een geheim adres. E-mailadressen en volledige namen worden niet als privégegevens beschouwd.

Spelregels forum

Om tot zinvolle vragen te komen hanteren wij de volgende spelregels:

Belangrijk! Als er een antwoord wordt gegeven op uw vraag, dan is het voor de gever van het antwoord nuttig om te weten als u er wel (of niet) mee geholpen bent! Wij vragen u dus ook te reageren op een antwoord.

Belangrijk! Antwoorden worden ook per e-mail naar abonnees gestuurd. Laat uw emailadres achter op deze site, zodat u op de hoogte blijft. U krijgt dan ook andere vragen en antwoorden te zien.

Abonneren

Abonneer u voor het ontvangen van emails voor uw Brother VM-100 Software bij:


U ontvangt een email met instructies om u voor één of beide opties in te schrijven.


Ontvang uw handleiding per email

Vul uw emailadres in en ontvang de handleiding van Brother VM-100 Software in de taal/talen: Nederlands als bijlage per email.

De handleiding is 15,56 mb groot.

 

U ontvangt de handleiding per email binnen enkele minuten. Als u geen email heeft ontvangen, dan heeft u waarschijnlijk een verkeerd emailadres ingevuld of is uw mailbox te vol. Daarnaast kan het zijn dat uw internetprovider een maximum heeft aan de grootte per email. Omdat hier een handleiding wordt meegestuurd, kan het voorkomen dat de email groter is dan toegestaan bij uw provider.

Stel vragen via chat aan uw handleiding

Stel uw vraag over deze PDF

Andere handleiding(en) van Brother VM-100 Software

Brother VM-100 Software Gebruiksaanwijzing - Deutsch - 98 pagina's

Brother VM-100 Software Gebruiksaanwijzing - English - 88 pagina's

Brother VM-100 Software Gebruiksaanwijzing - Français - 101 pagina's


Uw handleiding is per email verstuurd. Controleer uw email

Als u niet binnen een kwartier uw email met handleiding ontvangen heeft, kan het zijn dat u een verkeerd emailadres heeft ingevuld of dat uw emailprovider een maximum grootte per email heeft ingesteld die kleiner is dan de grootte van de handleiding.

Er is een email naar u verstuurd om uw inschrijving definitief te maken.

Controleer uw email en volg de aanwijzingen op om uw inschrijving definitief te maken

U heeft geen emailadres opgegeven

Als u de handleiding per email wilt ontvangen, vul dan een geldig emailadres in.

Uw vraag is op deze pagina toegevoegd

Wilt u een email ontvangen bij een antwoord en/of nieuwe vragen? Vul dan hier uw emailadres in.



Info